Sut i ddewis meddalwedd rheoli swyddi ar gyfer busnes crefft yn y DU (rhestr wirio 2026)

Dewiswch feddalwedd rheoli swyddi drwy ei brofi ar eich ffôn, ar swydd go iawn, gyda'ch cwsmeriaid go iawn. Os yw'n gyflym yno, yn dangos i chi pwy sy'n ddyledus i chi, ac yn anfon y rhifau at eich cyfrifydd heb i unrhyw un eu haildeipio, mae'n werth ei chadw. Mae popeth arall yn beth braf i'w gael.

Dyma'r rhestr wirio y byddem ni'n ei rhoi i ffrind sy'n rhedeg busnes crefft. Mae'n ymdrin â'r pum peth mae crefftwyr y DU yn dweud eu bod nhw wir eisiau, y trapiau mewn prisio, a sut i redeg treial teg mewn wythnos.

Siaradwch â digon o lanhawyr ffenestri, garddwyr, trydanwyr a pheirianwyr nwy ac mae'r un pum peth yn codi bob tro. Mae'n rhaid iddi fod yn gyflym ar ffôn, ar y safle, nid wrth ddesg. Mae'n rhaid iddi ddangos yr arian: dyfynbrisiau heb eu setlo, anfonebau heb eu talu, beth ddaeth i mewn, beth aeth allan a beth wnaeth pob swydd wir ei ennill. Mae'n rhaid iddi drosglwyddo ffigurau glân i Xero, QuickBooks neu FreeAgent. Mae'n rhaid iddi ymdopi â rheolau'r DU: TAW, CIS lle mae'n berthnasol, a Making Tax Digital. Ac mae'n rhaid iddi fod yn fforddiadwy i fusnes un fan.

Sylwch beth nad yw ar y rhestr honno. Nid oes neb yn gofyn am grid nodweddion mwy. Nid oes neb yn gofyn am ddangosfwrdd sydd angen diwrnod hyfforddi i'w ddeall. Mae'r teclynnau gorau'n gwneud nifer fach o bethau'n dda ac yn mynd o'r ffordd, sef y meddwl y tu ôl i'r platfform TradeYoke cyfan.

Mae'r rhan fwyaf o arddangosiadau meddalwedd yn digwydd ar liniadur gyda chysylltiad cyflym a data sampl taclus. Nid felly mae eich wythnos chi. Gosodwch yr ap ar eich ffôn eich hun, ychwanegwch dri chwsmer go iawn, archebwch swyddi yfory a cheisiwch farcio un yn gyflawn wrth sefyll mewn maes parcio gydag un bar o signal. Os yw'r ap yn stolio, yn troelli neu'n colli'r hyn wnaethoch chi ei deipio, dyna'r profiad fyddwch chi'n ei gael bob dydd.

Mae all-lein yn bwysicach nag mae pobl yn ei ddisgwyl. Mae ap TradeYoke wedi'i osod yn parhau i weithio heb signal, yn ciwio'r hyn rydych chi'n ei newid ac yn ei gydweddu pan fyddwch chi'n ôl o fewn cyrraedd, yr ydym yn ei esbonio yn pam mae 'gweithio all-lein' yn nodwedd y byddwch chi'n ei defnyddio fwyaf. Gofynnwch i unrhyw werthwr beth sy'n digwydd i swydd rydych chi'n ei chwblhau mewn man marw. Os yw'r ateb yn 'bydd yn iawn pan fyddwch chi'n ailgysylltu', gofynnwch iddyn nhw ei ddangos i chi.

Mae'r ail gwestiwn yn ymwneud â gwelededd. Agorwch yr ap fore Llun a dylai ddweud wrthych chi pwy sy'n ddyledus i chi, pa ddyfynbrisiau sy'n aros am benderfyniad, beth wnaethoch chi ei ennill fis diwethaf a beth wnaethoch chi ei wario. Os oes rhaid i chi allforio i Excel i ddysgu unrhyw un o'r rheiny, dyddiadur yw'r feddalwedd, nid teclyn busnes.

Chwiliwch am anfoneb sy'n cael ei chynhyrchu o'r swydd yn hytrach na'i theipio eto, taliadau sy'n setlo yn erbyn yr anfoneb gywir yn awtomatig, ac adroddiad y gallwch ymddiried ynddo am unrhyw gyfnod neu flwyddyn dreth. Chwiliwch am dreuliau hefyd. Mae derbynneb wedi'i ffotograffu yn y fan gyda'r cyflenwr a'r TAW wedi'u darllen i chi'n werth awr yr wythnos i'r rhan fwyaf o unig fasnachwyr. Mae ein canllaw i gael eich talu'r un diwrnod yn ymdrin ag ochr dolen dalu'r un stori.

Gofynnwch yn union beth mae 'yn integreiddio â Xero' yn ei olygu. Mae rhai teclynnau'n allforio CSV. Mae rhai'n gwthio anfonebau un ffordd ac yn gobeithio. Mae'r fersiwn ddefnyddiol yn gwthio anfonebau a thaliadau wrth iddyn nhw ddigwydd, yn eu darllen yn ôl i gadarnhau eu bod nhw wedi glanio, ac yn dangos i chi log o beth aeth i ble fel bod cofnod coll yn drwsiad pum munud yn hytrach na dirgelwch mis Ionawr.

Os nad ydych chi ar feddalwedd gyfrifeg eto, peidiwch â gadael i ap swyddi orfodi'r dewis. Dewiswch yr ap yn gyntaf, yna dewiswch y llyfrau sy'n addas i'ch maint. Rydym yn cymharu'r tri enw mawr yn Xero, QuickBooks neu FreeAgent i fusnes crefft.

Os ydych chi wedi'ch cofrestru ar gyfer TAW rydych chi eisoes yn cyflwyno drwy Making Tax Digital. O Ebrill 2026 mae MTD hefyd yn cyrraedd unig fasnachwyr a landlordiaid gyda incwm cymhwysol dros £50,000, gyda diweddariadau chwarterol yn cael eu hanfon o feddalwedd; mae'r trothwy'n disgyn i £30,000 ym mis Ebrill 2027 a £20,000 ym mis Ebrill 2028. Nid oes rhaid i'ch ap swyddi gyflwyno'r diweddariadau hynny ei hun, ond mae angen i'w gofnodion fod yn ddigon glân fel y gall pwy bynnag sy'n gwneud hynny ei wneud heb ailfewnbynnu blwyddyn o anfonebau. Gwiriwch y dyddiadau sy'n berthnasol i chi gyda'ch cyfrifydd neu ar gov.uk.

Yna mae papurau eich crefft. Mae peirianwyr nwy'n cyhoeddi cofnod diogelwch nwy landlord bob 12 mis. Mae trydanwyr yn cyhoeddi EICRs mae landlordiaid preifat eu hangen o leiaf bob pum mlynedd. Mae meddalwedd dda'n gwybod am ddyddiadau dod i ben ac yn eu troi'n archeb y flwyddyn nesaf, sef pam mae ein crefftau cydymffurfiaeth wedi'u hadeiladu o gwmpas tystysgrifau sy'n ffeilio eu hunain yn erbyn y swydd.

Dylai unig fasnachwr ddisgwyl talu tua £15 i £30 y mis a thîm bach £30 i £50. Mae angen rheswm am unrhyw beth llawer uwch na hynny: taliadau ar-lein, cydweddu llyfrifo, tracio. Gwyliwch am brisio fesul defnyddiwr sy'n dyblu pan fyddwch chi'n cymryd prentis ymlaen, ac am brisiau 'o' sy'n cuddio'r modiwl rydych chi wir ei angen. Rydym yn dadansoddi'r bandiau yn faint ddylai meddalwedd rheoli swyddi ei gostio i unig fasnachwr, ac mae ein cynlluniau ein hunain ar y dudalen brisio heb ddim wedi'i guddio.

Gweler hefyd: beth sy'n wir yn gwneud dyfynbrisio ar y safle'n gyflym