¿Cuánto debería costarle a un autónomo el software de gestión de trabajos?

Un autónomo del Reino Unido debería esperar pagar entre £15 y £30 al mes por software de gestión de trabajos, y un equipo pequeño entre £30 y £50. Si pagas menos, normalmente estás comprando una agenda; si pagas mucho más, deberías estar recibiendo pagos en línea, sincronización contable o seguimiento de vehículos a cambio de la diferencia.

La cifra de la página de precios, sin embargo, rara vez es la cifra del extracto de tu tarjeta. Este artículo repasa lo que debería incluir cada banda, dónde se esconden las comisiones extra, y cómo juzgar si el software se amortiza solo.

Casi todos los productos del mercado del Reino Unido caen en una de tres bandas. El más barato es una agenda con una lista de clientes y facturas sencillas. La banda intermedia añade presupuestos, trabajo recurrente, recordatorios e informes. La banda superior añade las cosas que necesitan un tercero detrás: pagos con tarjeta y Direct Debit, sincronización contable, presentación a HMRC y seguimiento en directo.

Juzga un precio frente a la banda a la que pertenece, no frente a lo más barato que hayas visto. Un plan de £19,99 que cobra con tarjeta, presenta el IVA y se sincroniza con Xero compite con un plan de £9,99 más otras tres suscripciones, no con el plan de £9,99 solo. Nuestros propios planes siguen exactamente esa división: Free para la ronda y la agenda, Essentials a £9,99 para presupuestos con tu marca, facturas, recordatorios y mensajería, Premium a £19,99 para pagos con tarjeta, sincronización contable e IVA, y Ultimate a £29,99 para tu propio sitio web, un portal del cliente y seguimiento en directo.

La sorpresa más habitual son los precios por puesto. Un titular de «£20 al mes» a menudo significa £20 por usuario. Contrata a un aprendiz o dale acceso a tu pareja para que haga las facturas y la factura se duplica. Añade una segunda furgoneta y se triplica. Antes de darte de alta, calcula lo que le va a costar a tu negocio con tres usuarios, no con uno.

Busca planes con precio por negocio. Los planes de TradeYoke son por negocio, así que la persona que lleva tus cuentas, un segundo limpiador y un subcontratista pueden tener todos su propio acceso con sus propios permisos sin que cambie el precio. Creemos que esa es la única forma justa de cobrar a un pequeño negocio de oficio.

Algunos costes son comisiones por transacción y no suscripciones, y merece la pena entenderlos en lugar de temerlos. Cobrar un pago con tarjeta a través de Stripe cuesta un pequeño porcentaje de cada pago. Cobrar por Direct Debit a través de GoCardless es alrededor del 1% en una limpieza típica, así que unos 12 céntimos en una limpieza de cristales de £12. Enviar un SMS cuesta unos céntimos por mensaje. Ninguna de estas son comisiones del software; son el precio de no tener que salir en coche un viernes por la tarde a cobrar en efectivo.

Compáralas con lo que sustituyen. Si un enlace de pago por SMS hace que cobres el mismo día en lugar de tres semanas después, los céntimos por mensaje son el control de crédito más barato que vas a comprar nunca. Entramos en el mecanismo en cómo cobran los profesionales de oficios del Reino Unido el mismo día.

La prueba honesta son las horas de administración. La mayoría de los autónomos dedican entre tres y cinco horas a la semana a la agenda, las facturas, las reclamaciones y los recibos. Si el software te devuelve la mitad de eso, ha amortizado un plan de £9,99 varias veces a cualquier tarifa por hora razonable. Añade una visita perdida al mes que ya no se te pasa, o una factura que ya no se te olvida enviar, y las cuentas dejan de estar ajustadas.

La segunda prueba es la factura del gestor. Unos registros limpios, dos CSV ya preparados y una sincronización contable que ya ha registrado cada factura pueden ahorrar horas reales en el cierre del año, y esas horas se cobran a la tarifa de tu gestor, no a la tuya.

Una prueba debería mostrarte mucho más que la agenda, y no debería pedir una tarjeta. Una prueba que solo te muestra la agenda no te dice nada sobre si el papeleo y las reclamaciones merecen el dinero. La nuestra te da 30 días de Essentials sin necesidad de tarjeta; enviar correos y SMS a los clientes y los pagos en línea se desbloquean cuando eliges un plan, y la página de precios dice con claridad qué añade cada plan; hay más sobre cómo aprovechar esa semana en nuestra lista de comprobación para elegir software de gestión de trabajos.

Elijas lo que elijas, toma la decisión con la semana real de tu oficio. Los costes de un limpiador de cristales están dominados por los cobros; los de un electricista por los certificados y las nuevas reservas. Echa un vistazo a lo que ofrece cada oficio en la página de oficios antes de comparar precios.