O lyfr nodiadau i ap: symud busnes crefft drosodd mewn prynhawn

Gallwch chi symud busnes crefft o lyfr nodiadau i ap mewn un prynhawn sengl. Y gwaith yw un daenlen, un mewnforiad, awr yn tacluso dyblygiadau a chyfeiriadau, a threfnu'r wythnos nesaf. Mae popeth ar ôl hynny'n digwydd ar y swydd, un cwsmer ar y tro.

Nid y gwaith yw'r rheswm mae'r rhan fwyaf o bobl yn ei ohirio. Ofn bwlch ydyw: pythefnos lle mae'r llyfr nodiadau'n hen ac nid yw'r ap eto'n cael ei ymddiried ynddo. Mae'r canllaw hwn wedi'i adeiladu i gau'r bwlch hwnnw mewn diwrnod, gyda'r llyfr nodiadau'n cael ei gadw yn y blwch menig fel yswiriant.

Llai nag y meddyliwch chi. Mae tri pheth yn cario eich busnes: y rhestr gwsmeriaid gyda chyfeiriadau a phrisiau, y patrwm o bwy rydych chi'n ymweld â nhw pryd, a'r arian sy'n dal yn ddyledus. Gall swyddi wedi'u cwblhau'n hen, dyfynbrisiau 2019 a derbynebau o dair blwyddyn dreth yn ôl aros lle maen nhw. Mae eich cyfrifydd eisoes yn eu dal.

Felly mae gan y prynhawn dair swydd. Cael y cwsmeriaid i mewn. Cael y rownd neu'r gwaith cylchol i mewn. Cofnodi pwy sy'n ddyledus beth heddiw. Gwnewch y rheiny mewn trefn a stopiwch; caboli yw unrhyw beth arall y gallwch chi ei ychwanegu o'r fan.

Os yw eich cwsmeriaid yn byw mewn llyfr nodiadau, teipiwch nhw i mewn i daenlen yn gyntaf. Un rhes fesul cwsmer gydag enw, cyfeiriad, cod post, ffôn, y pris a'r amlder. Peidiwch â thacluso wrth i chi fynd; teipiwch ef fel ag y mae, gan gynnwys y nodiadau 'Mrs J, drws glas, giât gefn yn sownd', am fod y rheiny'n mynd i mewn fel nodiadau ac maen nhw'n hanner y gwerth.

Os oes gennych chi daenlen eisoes, neu allforiad o ap arall, ei defnyddio fel ag y mae. Mae'r mewnforiad yn TradeYoke yn mapio colofnau yn ôl enw, felly mae colofn 'Postcode' a cholofn 'Post code' ill dwy'n glanio yn y lle iawn. Mae rownd o 150 o gwsmeriaid yn mewnforio mewn cwpl o funudau.

Mae gan bob rhestr wedi'i chadw â llaw yr un cwsmer ddwywaith: unwaith fel 'Jones, 14 Elm Rd' ac unwaith fel 'Mr Jones, 14 Elm Road'. Mae'r mewnforiad yn fflagio dyblygiadau tebygol yn ôl enw a chyfeiriad ac yn cynnig uniad sy'n cadw'r ddwy set o nodiadau a hanes, felly rydych chi'n eu datrys mewn un eisteddiad yn hytrach na dod o hyd iddyn nhw ym mis Mehefin.

Mae cyfeiriadau'n cael eu geoleoli wrth iddyn nhw ddod i mewn, sef yr hyn sy'n gwneud i'r map, llwybro agosaf-yn-gyntaf a'r cofnod milltiroedd weithio'n nes ymlaen. Ni fydd llond llaw yn datrys am fod y cod post yn anghywir neu fod gan y tŷ enw yn hytrach na rhif. Trwsiwch y rheiny nawr tra byddwch chi'n dal i gofio ble mae'r tŷ; mae cofnod y cwsmer yn dangos y pin ac yn gadael i chi ei lusgo.

Gwaith cylchol yw lle mae llyfr nodiadau wir yn eich siomi, am fod y patrwm yn byw yn eich pen. P'un a ydych chi'n glanhau ffenestri bob pedair wythnos neu'n torri lawnt bob pythefnos, gosodwch yr ailddigwyddiad unwaith fesul cwsmer ac mae'r dyddiadur yn ei lenwi ei hun. Mae pob ymweliad yn cael ei gofnod ei hun, felly mae 'wedi'i gwblhau', 'wedi'i hepgor' a 'wedi'i gario drosodd' yn golygu rhywbeth flwyddyn o nawr.

Yna trefnwch yr wythnos nesaf yn union fel mae'r llyfr nodiadau'n ei ddweud. Dyma'r foment mae'r ap yn dod yn real: rhestr yfory ar eich ffôn, yn y drefn y byddech chi'n gyrru drwyddi. O hyn ymlaen, mae'r rownd yn rhedeg o'r ap ac mae'r llyfr nodiadau'n gefn. Gall glanhawyr ffenestri weld sut olwg sydd ar rownd ar y dudalen grefft glanhau ffenestri; bydd garddwyr yn dod o hyd i'r fersiwn dymhorol ar y dudalen arddio.

Yn olaf, cofnodwch beth sy'n ddyledus. Ar gyfer pob cwsmer sy'n ddyledus i chi, codwch yr anfoneb neu gofnodwch y gweddill fel bod golwg 'pwy sy'n ddyledus i mi' yr ap yn gywir ar y diwrnod cyntaf. Dyma'r cam mae pobl yn ei hepgor ac yn edifar amdano, am na all system atgoffa sy'n meddwl bod pawb wedi talu fynd ar ôl neb. Unwaith mae i mewn, mae'r adroddiad dyledus boreol a'r dolenni talu'n gwneud y mynd ar ôl ar eich rhan.

Peidiwch â mynd ar ôl yr arian yr un prynhawn. Rhowch wythnos i gwsmeriaid gyda nodyn cwrtais eich bod chi wedi symud i system newydd ac y byddan nhw'n gallu talu drwy ddolen o hyn ymlaen. Mae naws y nodyn hwnnw wedi'i drafod yn mynd ar ôl taliadau hwyr yn gwrtais.

Mae HMRC yn disgwyl i chi gadw cofnodion busnes am nifer penodol o flynyddoedd ar ôl y flwyddyn dreth berthnasol, felly cadwch yr hen lyfrau nodiadau a ffeiliau yn union fel ag y maen nhw. Nid oes angen i chi deipio hanes i mewn i'r ap iddo fod yn ddilys; mae angen iddo fod yn hawdd ei ganfod os gofynnir amdano. Mae gov.uk yn nodi pa mor hir i gadw beth.