Du carnet à l'application : faire basculer une entreprise artisanale en un après-midi

Vous pouvez faire basculer une entreprise artisanale d'un carnet à une application en un seul après-midi. Le travail consiste en un tableur, un import, une heure à ranger les doublons et les adresses, et à réserver la semaine prochaine. Tout ce qui suit se fait sur l'intervention, un client à la fois.

La raison pour laquelle la plupart des gens repoussent cela n'est pas le travail. C'est la peur d'un vide : quinze jours où le carnet est périmé et l'application pas encore digne de confiance. Ce guide est conçu pour combler ce vide en une journée, avec le carnet conservé dans la boîte à gants comme assurance.

Moins que vous ne le pensez. Trois choses portent votre entreprise : la liste des clients avec adresses et prix, le schéma de qui vous visitez et quand, et l'argent encore dû. Les anciennes interventions terminées, les devis de 2019 et les reçus d'il y a trois exercices fiscaux peuvent rester où ils sont. Votre comptable les a déjà.

L'après-midi comporte donc trois tâches. Faire entrer les clients. Faire entrer la tournée ou le travail récurrent. Enregistrer qui doit quoi aujourd'hui. Faites-les dans l'ordre et arrêtez-vous ; tout le reste est du peaufinage que vous pouvez ajouter depuis la camionnette.

Si vos clients vivent dans un carnet, saisissez-les d'abord dans un tableur. Une ligne par client avec nom, adresse, code postal, téléphone, le prix et la fréquence. Ne rangez pas en cours de route ; saisissez tel quel, y compris les notes « Mme J, porte bleue, portail arrière dur », car celles-ci deviennent des notes et représentent la moitié de la valeur.

Si vous avez déjà un tableur, ou un export d'une autre application, utilisez-le tel quel. L'import dans TradeYoke fait correspondre les colonnes par nom, si bien qu'une colonne « Code postal » et une colonne « Codepostal » atterrissent toutes les deux au bon endroit. Une tournée de 150 clients s'importe en quelques minutes.

Chaque liste tenue à la main a le même client en double : une fois comme « Jones, 14 Elm Rd » et une fois comme « M. Jones, 14 Elm Road ». L'import signale les doublons probables par nom et adresse et propose une fusion qui conserve les deux jeux de notes et d'historique, si bien que vous les réglez en une seule séance plutôt que de les découvrir en juin.

Les adresses sont géolocalisées à leur arrivée, ce qui est ce qui fait fonctionner plus tard la carte, l'itinéraire du plus proche au plus loin et le carnet de kilométrage. Une poignée ne se résoudra pas parce que le code postal est faux ou que la maison a un nom plutôt qu'un numéro. Corrigez-les maintenant pendant que vous vous souvenez encore où se trouve la maison ; la fiche client affiche l'épingle et vous permet de la faire glisser.

Le travail récurrent est là où un carnet vous laisse vraiment tomber, parce que le schéma vit dans votre tête. Que vous nettoyiez des vitres toutes les quatre semaines ou que vous tondiez une pelouse tous les quinze jours, définissez la récurrence une fois par client et l'agenda se remplit tout seul. Chaque visite obtient sa propre fiche, si bien que « fait », « sauté » et « reporté » veulent dire quelque chose dans un an.

Puis réservez la semaine prochaine exactement comme le carnet l'indique. C'est le moment où l'application devient réelle : la liste de demain sur votre téléphone, dans l'ordre où vous la conduiriez. À partir de là, la tournée tourne depuis l'application et le carnet est une sauvegarde. Les laveurs de vitres peuvent voir à quoi ressemble une tournée sur la page du métier nettoyage de vitres ; les jardiniers trouveront la version saisonnière sur la page jardinage.

Enfin, enregistrez ce qui reste dû. Pour chaque client qui vous doit de l'argent, établissez la facture ou enregistrez le solde pour que la vue « qui me doit de l'argent » de l'application soit correcte dès le premier jour. C'est l'étape que les gens sautent et regrettent, car un système de rappel qui pense que tout le monde est à jour ne peut relancer personne. Une fois enregistré, le rapport matinal des impayés et les liens de paiement font les relances à votre place.

Ne relancez pas l'argent le même après-midi. Laissez aux clients une semaine avec une note polie indiquant que vous êtes passé à un nouveau système et qu'ils pourront désormais payer par lien. Le ton de cette note est couvert dans relancer les paiements en retard poliment.

HMRC attend de vous que vous conserviez les registres d'entreprise pendant un nombre défini d'années après l'exercice fiscal concerné, donc gardez les anciens carnets et dossiers exactement tels quels. Vous n'avez pas besoin de saisir l'historique dans l'application pour qu'il soit valide ; vous avez besoin qu'il soit retrouvable si on vous le demande. gov.uk détaille combien de temps conserver quoi.