Vom Notizbuch zur App: einen Handwerksbetrieb in einem Nachmittag umstellen

Sie können einen Handwerksbetrieb an einem einzigen Nachmittag von einem Notizbuch auf eine App umstellen. Die Arbeit ist eine Tabelle, ein Import, eine Stunde zum Aufräumen von Duplikaten und Adressen, und das Buchen der nächsten Woche. Alles danach passiert beim Auftrag, ein Kunde nach dem anderen.

Der Grund, warum die meisten es aufschieben, ist nicht die Arbeit. Es ist die Angst vor einer Lücke: zwei Wochen, in denen das Notizbuch veraltet ist und der App noch nicht vertraut wird. Dieser Leitfaden ist so gebaut, dass er diese Lücke an einem Tag schließt, mit dem Notizbuch als Versicherung im Handschuhfach.

Weniger, als Sie denken. Drei Dinge tragen Ihr Geschäft: die Kundenliste mit Adressen und Preisen, das Muster, wen Sie wann besuchen, und das Geld, das noch geschuldet wird. Alte abgeschlossene Aufträge, die Angebote von 2019 und die Belege von vor drei Steuerjahren können bleiben, wo sie sind. Ihr Steuerberater hat sie bereits.

Der Nachmittag hat also drei Aufgaben. Die Kunden hineinbringen. Die Tour oder die wiederkehrende Arbeit hineinbringen. Erfassen, wer heute was schuldet. Machen Sie die in dieser Reihenfolge und hören Sie dann auf; alles andere ist Feinschliff, den Sie aus dem Wagen hinzufügen können.

Wenn Ihre Kunden in einem Notizbuch leben, tippen Sie sie zuerst in eine Tabelle. Eine Zeile pro Kunde mit Name, Adresse, Postleitzahl, Telefon, dem Preis und der Häufigkeit. Räumen Sie nicht im Voraus auf; tippen Sie es so ein, wie es ist, einschließlich der Notizen „Frau J, blaue Tür, Hintertor klemmt“, denn die gehen als Notizen hinein, und sie sind die halbe Miete.

Wenn Sie bereits eine Tabelle haben, oder einen Export aus einer anderen App, nutzen Sie sie so, wie sie ist. Der Import in TradeYoke ordnet Spalten nach Namen zu, sodass eine Spalte „Postcode“ und eine Spalte „Post code“ beide am richtigen Ort landen. Eine Tour mit 150 Kunden importiert in ein paar Minuten.

Jede handgeführte Liste hat denselben Kunden zweimal: einmal als „Müller, Ulmenweg 14“ und einmal als „Herr Müller, Ulmenweg 14“. Der Import markiert wahrscheinliche Duplikate anhand von Name und Adresse und bietet eine Zusammenführung an, die beide Sätze von Notizen und Historie behält, sodass Sie sie in einer Sitzung klären, statt sie im Juni zu finden.

Adressen werden bei der Eingabe geokodiert, was später die Karte, die Nach-Entfernung-Routenführung und das Kilometerprotokoll funktionieren lässt. Eine Handvoll wird nicht aufgelöst, weil die Postleitzahl falsch ist oder das Haus einen Namen statt einer Nummer hat. Korrigieren Sie das jetzt, während Sie sich noch erinnern, wo das Haus ist; der Kundendatensatz zeigt den Pin und lässt Sie ihn ziehen.

Wiederkehrende Arbeit ist die Stelle, an der Sie ein Notizbuch wirklich im Stich lässt, weil das Muster in Ihrem Kopf lebt. Ob Sie alle vier Wochen Fenster putzen oder alle zwei Wochen einen Rasen mähen, legen Sie die Wiederholung einmal je Kunde fest, und der Kalender füllt sich von selbst. Jeder Besuch bekommt einen eigenen Datensatz, sodass „erledigt“, „übersprungen“ und „übertragen“ in einem Jahr noch etwas bedeuten.

Buchen Sie dann die nächste Woche genau so, wie es im Notizbuch steht. Das ist der Moment, in dem die App real wird: die morgige Liste auf Ihrem Handy, in der Reihenfolge, in der Sie sie fahren würden. Von hier an läuft die Tour aus der App, und das Notizbuch ist ein Backup. Fensterputzer können sehen, wie eine Tour auf der Fensterputz-Gewerkeseite aussieht; Gärtner finden die saisonale Version auf der Gartenpflege-Seite.

Erfassen Sie schließlich, was offen ist. Erstellen Sie für jeden Kunden, der Ihnen etwas schuldet, die Rechnung oder erfassen Sie den Saldo, sodass die „Wer schuldet mir noch“-Ansicht der App vom ersten Tag an stimmt. Das ist der Schritt, den Leute überspringen und bereuen, weil ein Erinnerungssystem, das denkt, alle hätten bezahlt, niemandem nachfassen kann. Ist es einmal drin, erledigen der morgendliche Bericht offener Posten und die Zahlungslinks das Nachfassen für Sie.

Fassen Sie das Geld nicht am selben Nachmittag nach. Geben Sie Kunden eine Woche mit einem höflichen Hinweis, dass Sie auf ein neues System umgestellt haben und sie ab jetzt per Link zahlen können. Der Ton dieses Hinweises wird in verspätete Zahlungen höflich nachfassen behandelt.

HMRC erwartet, dass Sie Geschäftsunterlagen eine festgelegte Anzahl von Jahren nach dem betreffenden Steuerjahr aufbewahren, also bewahren Sie die alten Notizbücher und Akten genau so auf, wie sie sind. Sie müssen die Historie nicht in die App eintippen, damit sie gültig ist; Sie müssen sie auffindbar machen, falls gefragt wird. gov.uk legt fest, wie lange was aufzubewahren ist.