Le certificat de sécurité gaz pour bailleur : tous les 12 mois, copie sous 28 jours

Un certificat de sécurité gaz pour bailleur doit être renouvelé tous les 12 mois par un technicien inscrit au Gas Safe Register, et le bailleur doit remettre à chaque locataire une copie sous 28 jours après le contrôle. Pour un technicien, c'est une intervention avec une date dessus avant même que la camionnette n'ait quitté l'allée.

La majeure partie du métier du gaz est réactive : une chaudière tombe en panne, un téléphone sonne. Le contrôle pour bailleur est l'inverse. Les mêmes propriétés reviennent chaque année, les mêmes agences les gèrent, et le travail découvert sur place est le vôtre à devis. Cet article expose les règles, puis montre comment faire faire les relances par le calendrier.

L'obligation découle de la regulation 36 des Gas Safety (Installation and Use) Regulations 1998. Un bailleur doit faire vérifier chaque appareil à gaz et conduit d'évacuation qu'il fournit pour sa sécurité tous les 12 mois par un technicien inscrit au Gas Safe Register, et doit conserver un registre de chaque contrôle pendant deux ans.

Le certificat couvre la tuyauterie, ainsi que les appareils et conduits fournis par le bailleur. La propre cuisinière d'un locataire appartient au locataire, bien que la tuyauterie qui l'alimente reste sous la responsabilité du bailleur. Le technicien enregistre chaque appareil, les contrôles effectués, tout défaut constaté et toute action entreprise.

Les locataires en place doivent recevoir une copie sous 28 jours après le contrôle. Les nouveaux locataires doivent en recevoir une avant leur emménagement. Les 28 jours sont le délai du bailleur, pas le vôtre, mais une agence de location veut le certificat le jour même pour le classer avec le bail. Les pages du HSE pour les bailleurs sont l'endroit où confirmer tout point de cette section.

Depuis avril 2018, un bailleur peut faire réaliser le contrôle annuel dans les deux mois précédant l'échéance tout en conservant la date d'expiration d'origine, de la même façon qu'un contrôle technique peut être renouvelé en avance sans perdre de temps. Un contrôle réalisé plus tôt que cela réinitialise la date à 12 mois à partir du nouveau contrôle.

Pour un technicien, c'est l'élément utile. Vous pouvez réserver la visite à tout moment à partir de dix mois après la précédente, ce qui transforme un jour fixe unique en une fenêtre de huit semaines. Les agences avec un portefeuille prendront volontiers toute une rue en une seule matinée si les dates le permettent.

Trois choses lui donnent de la valeur. Il se répète à une date connue. Il vient par lots, car les agences gèrent des dizaines de propriétés et veulent un seul technicien en qui elles ont confiance. Et il vous place devant chaque chaudière du portefeuille une fois par an, ce qui est la source des entretiens, des avis d'avertissement et des remplacements.

Le mode d'échec est tout aussi simple. La date se trouve sur un certificat dans un dossier, personne ne regarde le dossier, et l'agence réserve celui qui répond au téléphone en premier. Le technicien qui remporte le renouvellement est celui qui a demandé avant tous les autres.

Le métier Plombiers et gaz dans TradeYoke est en phase pilote avec de vraies entreprises du gaz. Il produit le Landlord Gas Safety Record en PDF, le classe avec l'intervention et le client avec sa date d'expiration, et affiche une page de certificats qui filtre ce qui est dû dans les 30, 60 ou 90 jours. Lire à propos du pilote sur la page plombiers et gaz.

Comme le certificat porte une expiration, la bibliothèque de documents avertit avant qu'elle n'échoie, et la prochaine visite peut être réservée comme intervention récurrente le jour même où la première est réalisée. Un rappel programmé à l'agence, envoyé huit semaines avant, arrive au début de la fenêtre de deux mois plutôt que le jour où le certificat expire.

La même visite devient une facture depuis l'intervention, et si elle n'est pas payée le jour même, elle apparaît dans l'e-mail matinal « qui me doit de l'argent » jusqu'à ce qu'elle le soit.

Envoyer un certificat par e-mail depuis une boîte personnelle fonctionne jusqu'à ce que quelqu'un demande, six mois plus tard, s'il a bien été envoyé. L'envoyer depuis la fiche elle-même inscrit l'envoi dans l'historique des communications avec la date, l'adresse et le fichier, si bien que la question trouve sa réponse toute seule.

Les agences apprécient aussi la cohérence. Un e-mail personnalisé avec le certificat en pièce jointe et la prochaine échéance dans le corps se lit comme un service, pas comme une faveur. Le même assistant de messages qui envoie le SMS « nous arrivons demain » envoie le certificat, et les réponses atterrissent dans le fil du client. Les techniciens gaz qui font aussi de l'électricité gèrent les deux sur un seul compte ; la page des métiers les liste tous, et les forfaits sur la page des tarifs sont par entreprise plutôt que par métier.

Voir aussi : le guide complet Documents et conformité