O registo de segurança de gás para senhorios: a cada 12 meses, cópia em 28 dias
O registo de segurança de gás para senhorios é o trabalho repetido mais previsível do ofício do gás. Eis as regras, a janela de dois meses, e como transformar a data numa marcação.
Um registo de segurança de gás para senhorios tem de ser renovado a cada 12 meses por um técnico registado na Gas Safe, e o senhorio tem de dar a cada inquilino uma cópia no prazo de 28 dias após a verificação. Para um técnico, isso é um trabalho com uma data marcada antes de a carrinha sair da entrada.
A maior parte do ofício do gás é reativa: uma caldeira avaria, um telefone toca. A verificação para o senhorio é o oposto. As mesmas propriedades voltam todos os anos, as mesmas agências geram-nas, e o trabalho encontrado enquanto lá está é seu para orçamentar. Este artigo apresenta as regras e depois mostra como fazer a agenda tratar das cobranças.
O que exige o registo de segurança de gás para senhorios
O dever decorre do regulamento 36 dos Gas Safety (Installation and Use) Regulations 1998 (regulamento britânico de segurança do gás). Um senhorio tem de fazer verificar a segurança de todos os aparelhos a gás e condutas de fumo que fornece, a cada 12 meses, por um técnico registado na Gas Safe, e tem de guardar um registo de cada verificação durante dois anos.
O registo cobre a canalização, e os aparelhos e condutas que o senhorio fornece. O fogão do próprio inquilino é do inquilino, embora a canalização que o alimenta continue a ser da responsabilidade do senhorio. O técnico regista cada aparelho, as verificações feitas, quaisquer defeitos e as ações tomadas.
Os inquilinos já existentes têm de receber uma cópia no prazo de 28 dias após a verificação. Os novos inquilinos têm de receber uma antes de se mudarem. Os 28 dias são o prazo do senhorio, não o seu, mas uma agência imobiliária quer o registo no mesmo dia para o arquivar junto do contrato de arrendamento. As páginas para senhorios do HSE são o sítio para confirmar qualquer coisa nesta secção.
A janela de dois meses que mantém a data fixa
Desde abril de 2018 que um senhorio pode fazer a verificação anual nos dois meses anteriores ao prazo e manter a data de validade original, da mesma forma que uma inspeção periódica pode ser renovada antecipadamente sem perder tempo. Uma verificação feita antes desse período reinicia a data para 12 meses a partir da nova verificação.
Para um técnico, esta é a parte útil. Pode marcar a visita a qualquer momento a partir de dez meses após a última, o que transforma um único dia fixo numa janela de oito semanas. As agências com uma carteira de imóveis aceitam de bom grado fazer uma rua inteira numa manhã se as datas o permitirem.
Porque é que o registo de segurança de gás é o melhor trabalho repetido do ofício
Três coisas tornam-no valioso. Repete-se numa data conhecida. Vem em lotes, porque as agências gerem dezenas de propriedades e querem um único técnico de confiança. E coloca-o à frente de todas as caldeiras da carteira uma vez por ano, o que é de onde vêm as manutenções, os avisos de anomalia e as substituições.
O modo de falha é igualmente simples. A data fica num certificado numa pasta, ninguém olha para a pasta, e a agência marca quem atender o telefone primeiro. O técnico que ganha a renovação é o que perguntou antes de qualquer outro.
O trabalho reativo encontra-o. O trabalho de conformidade está à sua espera numa data que já conhece.
TradeYoke
Transformar 12 meses numa agenda
O ofício de canalizador e gás na TradeYoke está em fase piloto com negócios reais de gás. Produz o registo de segurança de gás para senhorios em PDF, arquiva-o associado ao trabalho e ao cliente com a sua data de validade, e mostra uma página de certificados que filtra o que está a vencer nos próximos 30, 60 ou 90 dias. Leia sobre o piloto na página de canalizador e gás.
Como o registo tem uma data de validade, a biblioteca de documentos avisa antes de caducar, e a próxima visita pode ser marcada como um trabalho recorrente no mesmo dia em que a primeira é feita. Um lembrete agendado para a agência, enviado oito semanas antes, chega ao início da janela de dois meses em vez de chegar no dia em que o registo caduca.
A mesma visita transforma-se numa fatura a partir do trabalho, e se não for paga no próprio dia aparece no email matinal de "quem me deve" até ser.
Enviar o registo à agência, e provar que o fez
Enviar um certificado por email a partir de uma caixa de correio pessoal funciona até alguém perguntar, seis meses depois, se ele chegou a ser enviado. Enviar a partir do próprio registo escreve o envio no histórico de comunicações, com a data, o endereço e o ficheiro, pelo que a pergunta se responde a si própria.
As agências também gostam de consistência. Um email com a sua marca, com o registo anexado e a próxima data de vencimento no corpo, lê-se como um serviço, não como um favor. O mesmo assistente de mensagens que envia o SMS "vamos amanhã" envia o certificado, e as respostas ficam na conversa do cliente. Os técnicos de gás que também fazem trabalho elétrico gerem ambos numa única conta; a página dos ofícios lista todos os ofícios, e os planos na página de preços são por negócio, não por ofício.
Veja também: o guia completo de Documentação e conformidade
Quem precisa de quê, e quando
| Dever | Prazo | A quem cabe |
|---|---|---|
| Verificação anual de segurança de gás | A cada 12 meses (fazê-la cedo, dentro da janela de dois meses, mantém a data) | Senhorio, realizada por um técnico Gas Safe |
| Cópia aos inquilinos existentes | No prazo de 28 dias após a verificação | Senhorio ou agência |
| Cópia aos novos inquilinos | Antes de se mudarem | Senhorio ou agência |
| Guardar o registo | Dois anos | Senhorio |
A visita anual ao senhorio
- Confirme que o registo Gas Safe está atualizadoO seu cartão de identificação é a primeira coisa que uma agência cuidadosa verifica.
- Liste todos os aparelhos e condutas que o senhorio forneceInclua a canalização; registe separadamente os aparelhos que pertencem ao inquilino.
- Registe os defeitos e o que fez em relação a elesUm aviso de anomalia ou uma desconexão fazem parte do registo, não uma história à parte.
- Marque a próxima verificação dentro da janela de dois mesesEntre dez e doze meses a partir desta mantém a validade fixa.
- Envie o registo a partir do trabalhoPara que o envio fique registado junto do certificado.
Perguntas frequentes
Um registo de segurança de gás caduca numa data exata?
Sim. O registo mostra a data da verificação, e a próxima é devida no prazo de 12 meses a partir dela. Uma verificação feita nos dois meses anteriores a essa data pode manter a validade original; uma feita antes desse período reinicia-a. Confirme a redação atual nas páginas para senhorios do HSE.
E se o inquilino não permitir o acesso?
O senhorio tem de tomar todas as medidas razoáveis para conseguir fazer a verificação. Isso significa tentativas registadas: cartas, chamadas e mensagens com datas. Guarde as provas junto do registo da propriedade, e informe a agência por escrito quando o acesso for recusado, para que o ficheiro mostre que não foi o técnico quem falhou.
Uma manutenção de caldeira é o mesmo que uma verificação de segurança de gás?
Não. A verificação de segurança cobre o funcionamento seguro de cada aparelho e conduta; uma manutenção é a assistência recomendada pelo fabricante. Muitos senhorios marcam as duas juntas porque o técnico já lá está, e é para isso que a visita anual é a oportunidade de venda adicional.
Preciso de um registo para um aparelho do próprio inquilino?
O dever do senhorio cobre os aparelhos e condutas que fornece, mais a canalização de instalação. Um aparelho do próprio inquilino não é do senhorio para certificar, embora uma conduta que o sirva possa ser. Em caso de dúvida, consulte as orientações do HSE ou o Gas Safe Register.
Marque hoje a próxima verificação para o senhorio na agenda
O piloto de canalizador e gás da TradeYoke arquiva o registo com a sua validade, lembra a agência dentro da janela e marca a próxima visita a partir desta. Inicie uma avaliação de 30 dias do Essentials, sem cartão.
