Derbynebau yn y fan: cipio, OCR a ffeil y cyfrifydd

Mae pob traul nad ydych chi'n ei chofnodi'n dreth rydych chi'n ei thalu nad oeddech chi'n ddyledus. Y dderbynneb yn y blwch menig, y diesel ar y cerdyn personol, y daith i'r masnachwr na wnaeth neb ei nodi. Nid disgyblaeth ychwanegol ym mis Ionawr yw'r ateb; deg eiliad ar hugain ar y fforecwrt ydyw.

Y drefn yw'r canllaw hwn: cipiwch y dderbynneb lle rydych chi, gadewch i'r ap ei darllen, ei hatodi i'r swydd neu'r fan, a gadael i filltiroedd a ffeil y cyfrifydd ddilyn o beth wnaethoch chi eisoes.

Darn o bapur thermol yw derbynneb sy'n pylu mewn chwe wythnos ac yn byw mewn fan ar ddeugain gradd. Erbyn i'r cyfrifydd ofyn amdani, mae'n wag. Mae llun a dynnwyd wrth y til yn barhaol, yn ddarllenadwy ac wedi'i atodi i'r diwrnod y digwyddodd.

Mae HMRC yn derbyn copïau digidol o dderbynebau. Mae angen i chi gadw cofnodion am o leiaf pum mlynedd ar ôl y dyddiad cau cyflwyno ar 31 Ionawr ar gyfer y flwyddyn dreth maen nhw'n ymwneud â hi, a chofnodion TAW am chwe blynedd, felly mae'n rhaid i'r llun fod yn rhywle byddwch chi'n dal i ddod o hyd iddo. Nid dyna lle mae eich rholyn camera.

Yn TradeYoke mae gan y dudalen Treuliau fotwm camera. Anelwch ef at y dderbynneb a chaiff y cyflenwr, cyfanswm a swm TAW eu darllen ar eich rhan a'u llenwi ymlaen llaw. Gwiriwch nhw, dewiswch gategori, ac mae wedi'i wneud. Mae'r llun yn aros wedi'i atodi i'r draul yn y llyfrgell ddogfennau, felly mae'r gwreiddiol bob amser un tap i ffwrdd.

Nid yw'r darllen yn hud ac nid yw bob amser yn berffaith ar dderbynneb wedi'i chrychu, sef pam rydych chi'n gwirio'r cyfanswm cyn cadw. Ond mae'n troi tasg ddiflas yn gip, ac mae cip yn digwydd bob tro.

Cost yw traul ar ei phen ei hun. Elw yw traul wedi'i hatodi i swydd. Atodwch y deunyddiau ar gyfer y bwrdd ffiwsiau i'r swydd honno, ac mae cofnod y swydd yn dangos beth enillodd yn erbyn beth gostiodd. Atodwch y teiars i'r fan, ac mae cofnod y cerbyd yn dangos beth mae'r fan honno'n ei gostio i'w chadw ar y ffordd. Dros flwyddyn, dyma'r gwahaniaeth rhwng gwybod pa waith sy'n talu a dyfalu.

Mae'r gofrestr gyflenwyr yn cadw'r enwau'n gyson, felly mae'r masnachwr rydych chi'n ei ddefnyddio dair gwaith yr wythnos yn un cyflenwr yn yr adroddiad, nid unarddeg sillafiad. I drydanwr neu blymwr sy'n prynu deunyddiau fesul swydd, atodi i'r swydd yw'r arfer sy'n werth ei adeiladu'n gyntaf.

Milltiroedd yw'r draul mae unig fasnachwyr amlaf yn ei than-hawlio, am nad oes neb yn cadw'r cofnod. Mae TradeYoke yn adeiladu milltiroedd y diwrnod o'r stopiau wnaethoch chi wir ymweld â nhw, felly mae'r cofnod yn is-gynnyrch o wneud y rownd yn hytrach na swydd ar wahân.

Os ydych chi'n defnyddio treuliau symlach HMRC, y gyfradd gymeradwy ar gyfer car neu fan yw 45c y filltir ar gyfer y 10,000 milltir busnes cyntaf yn y flwyddyn dreth a 25c y filltir wedi hynny. Mae p'un a yw treuliau symlach neu gostau cerbyd gwirioneddol yn eich siwtio'n well yn gwestiwn cyfrifydd; y naill ffordd neu'r llall mae angen y milltiroedd arnoch chi.

Ar ddiwedd y chwarter neu'r flwyddyn, mae'r dudalen Adroddiadau'n allforio dau ffeil CSV: un ar gyfer incwm a thaliadau, un ar gyfer treuliau. Rhyngddyn nhw maen nhw'n flwyddyn gyfan mewn dau atodiad, gyda phob llinell draul wedi'i chysylltu â'i llun derbynneb. Mae eich cyfrifydd yn cael ffeil y gallan nhw weithio ohoni yn lle bag.

Os ydych chi'n cydweddu â Xero, QuickBooks neu FreeAgent, mae anfonebau a thaliadau'n cyrraedd yno'n uniongyrchol. Mae pa becyn sy'n gweddu i fusnes crefft yn ymdrin â'r dewis. Y naill ffordd neu'r llall, ochr y treuliau sy'n bwydo blychau 4 a 7 ar ffurflen TAW, mae MTD ar gyfer TAW yn eglur yn esbonio hynny, a dyma fydd angen ar ddiweddariad chwarterol unwaith y bydd MTD ar gyfer Treth Incwm yn eich cyrraedd chi.

Nid ydych chi'n anfon derbynebau at HMRC gyda ffurflen, ond mae'n rhaid i chi allu eu cynhyrchu os gofynnir amdanyn nhw. Mae copïau digidol yn iawn cyhyd â'u bod nhw'n ddarllenadwy ac yn gyflawn. Cadwch y cofnod o beth roedd y draul ar ei chyfer, sef pam mae'r categori a'r atodiad swydd yr un mor bwysig â'r llun.

Nid cyngor treth yw dim o hyn. Beth sy'n cyfrif fel caniataol, ac a ydych chi'n hawlio costau gwirioneddol neu gyfraddau gwastad, sy'n fater i'ch cyfrifydd. Yr hyn mae'r drefn yn ei wneud yw sicrhau, beth bynnag maen nhw'n ei benderfynu, bod y dystiolaeth yn bodoli.

Mae treuliau, milltiroedd a CSVau'r cyfrifydd yn Essentials; gweler y dudalen brisio. Mae'r trosolwg platfform yn dangos sut mae treuliau'n cysylltu â swyddi, cerbydau ac adroddiadau.