Recibos na carrinha: captura, OCR e o dossiê do contabilista

Toda a despesa que não regista é imposto que paga sem dever. O recibo no porta-luvas, o gasóleo no cartão pessoal, a ida ao fornecedor que ninguém anotou. A solução não é mais disciplina em janeiro; são trinta segundos na bomba de gasolina.

Este guia é a rotina: capture o recibo onde estiver, deixe a aplicação lê-lo, associe-o ao trabalho ou à carrinha, e deixe que a quilometragem e o dossiê do contabilista decorram do que já fez.

Um recibo é um pedaço de papel térmico que desvanece em seis semanas e vive numa carrinha a quarenta graus. Quando o contabilista o pede, já está em branco. Uma fotografia tirada na caixa é permanente, legível e associada ao dia em que aconteceu.

A HMRC aceita cópias digitais de recibos. Precisa de guardar os registos durante pelo menos cinco anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal a que dizem respeito, e os registos de IVA durante seis anos, pelo que a fotografia tem de estar num sítio onde ainda a vá encontrar. O rolo de fotos do telemóvel não é esse sítio.

Na TradeYoke, a página de Despesas tem um botão de câmara. Aponte-o ao recibo e o fornecedor, o total e o valor do IVA são lidos automaticamente e pré-preenchidos. Confirme-os, escolha uma categoria, e está feito. A imagem fica associada à despesa na biblioteca de documentos, pelo que o original está sempre a um toque de distância.

A leitura não é magia e nem sempre é perfeita num recibo amarrotado, por isso confirme o total antes de guardar. Mas transforma uma tarefa numa olhadela, e uma olhadela acontece sempre.

Uma despesa isolada é um custo. Uma despesa associada a um trabalho é uma margem. Associe os materiais do quadro de fusíveis a esse trabalho, e o registo do trabalho mostra o que ganhou face ao que custou. Associe os pneus à carrinha, e o registo da viatura mostra quanto custa manter essa carrinha na estrada. Ao longo de um ano, isso é a diferença entre saber que trabalho compensa e adivinhar.

O registo de fornecedores mantém os nomes consistentes, pelo que o fornecedor que usa três vezes por semana é um único fornecedor no relatório, não onze grafias diferentes. Para um eletricista ou canalizador que compra materiais por trabalho, associar à trabalho é o hábito que vale a pena criar primeiro.

A quilometragem é a despesa que os trabalhadores independentes mais frequentemente subdeclaram, porque ninguém mantém o registo. A TradeYoke constrói a quilometragem do dia a partir das paragens que realmente visitou, pelo que o registo é um subproduto de fazer a rota, em vez de uma tarefa à parte.

Se usar as despesas simplificadas da HMRC, a taxa aprovada para um carro ou carrinha é 45 pence por milha para as primeiras 10,000 milhas de negócio no ano fiscal e 25 pence por milha depois disso. Se as despesas simplificadas ou os custos reais da viatura lhe convêm mais é uma questão para o contabilista; de qualquer forma, precisa das milhas.

No fim do trimestre ou do ano, a página de Relatórios exporta dois ficheiros CSV: um para rendimentos e pagamentos, outro para despesas. Juntos, são o ano inteiro em dois anexos, com cada linha de despesa associada à imagem do seu recibo. O seu contabilista recebe um ficheiro com que pode trabalhar em vez de um saco.

Se sincronizar com o Xero, o QuickBooks ou o FreeAgent, as faturas e os pagamentos chegam lá diretamente. Que pacote convém a uma empresa de serviços técnicos aborda essa escolha. De qualquer forma, o lado das despesas é o que alimenta as caixas 4 e 7 de uma declaração de IVA, o que MTD para o IVA em linguagem simples explica, e é o que uma atualização trimestral vai precisar assim que o MTD para o Imposto sobre o Rendimento o alcançar.

Não envia recibos à HMRC com uma declaração, mas tem de conseguir apresentá-los se lhe forem pedidos. As cópias digitais servem, desde que sejam legíveis e completas. Guarde o registo de para que serviu a despesa, e é por isso que a categoria e a associação ao trabalho importam tanto quanto a imagem.

Nada disto é aconselhamento fiscal. O que conta como elegível, e se reclama custos reais ou taxas fixas, é uma questão para o seu contabilista. O que a rotina faz é garantir que, seja qual for a decisão, a prova existe.

As despesas, a quilometragem e os CSV para o contabilista estão no Essentials; veja a página de preços. A visão geral da plataforma mostra como as despesas se ligam a trabalhos, viaturas e relatórios.