Belege im Wagen: Erfassung, OCR und die Buchhaltungsdatei

Jede Ausgabe, die Sie nicht erfassen, ist Steuer, die Sie zahlen, obwohl Sie sie nicht schulden. Der Beleg im Handschuhfach, der Diesel auf der Privatkarte, die Fahrt zum Händler, die niemand notiert hat. Die Lösung ist nicht mehr Disziplin im Januar; es sind dreißig Sekunden an der Tankstelle.

Dieser Leitfaden ist die Routine: den Beleg dort erfassen, wo Sie sind, die App ihn auslesen lassen, ihn an den Auftrag oder den Wagen anhängen, und Kilometergeld und die Buchhaltungsdatei aus dem folgen lassen, was Sie ohnehin schon getan haben.

Ein Beleg ist ein Stück Thermopapier, das in sechs Wochen verblasst und bei vierzig Grad in einem Wagen liegt. Bis der Steuerberater danach fragt, ist er leer. Ein an der Kasse gemachtes Foto ist dauerhaft, lesbar und dem Tag angehängt, an dem es passierte.

HMRC akzeptiert digitale Kopien von Belegen. Sie müssen Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre nach der Einreichungsfrist am 31. Januar für das betreffende Steuerjahr aufbewahren, und Umsatzsteueraufzeichnungen sechs Jahre, sodass das Foto irgendwo sein muss, wo Sie es noch finden. Ihre Kamerarolle ist nicht dieser Ort.

In TradeYoke hat die Spesenseite einen Kamerabutton. Richten Sie ihn auf den Beleg, und Lieferant, Summe und Umsatzsteuerbetrag werden für Sie ausgelesen und vorausgefüllt. Prüfen Sie sie, wählen Sie eine Kategorie, und fertig. Das Bild bleibt in der Dokumentenablage an der Ausgabe hängen, sodass das Original immer einen Klick entfernt ist.

Das Auslesen ist keine Magie und bei einem zerknitterten Beleg nicht immer perfekt, weshalb Sie die Summe vor dem Speichern prüfen. Aber es macht aus einer lästigen Pflicht einen Blick, und ein Blick passiert jedes Mal.

Eine Ausgabe für sich allein ist eine Kostenposition. Eine an einen Auftrag angehängte Ausgabe ist eine Marge. Hängen Sie das Material für den Sicherungskasten an diesen Auftrag, und der Auftragsdatensatz zeigt, was er im Vergleich zu den Kosten eingebracht hat. Hängen Sie die Reifen an den Wagen, und der Fahrzeugdatensatz zeigt, was dieser Wagen kostet, um auf der Straße zu bleiben. Über ein Jahr ist das der Unterschied zwischen wissen, welche Arbeit sich lohnt, und raten.

Das Lieferantenregister hält die Namen einheitlich, sodass der Händler, den Sie dreimal pro Woche nutzen, im Bericht ein Lieferant ist, nicht elf Schreibweisen. Für einen Elektriker oder Klempner, der Material je Auftrag kauft, ist das Anhängen an den Auftrag die Gewohnheit, die es sich zuerst aufzubauen lohnt.

Kilometergeld ist die Ausgabe, die Selbstständige am häufigsten zu wenig geltend machen, weil niemand das Protokoll führt. TradeYoke erstellt das Kilometergeld des Tages aus den Terminen, die Sie tatsächlich besucht haben, sodass das Protokoll ein Nebenprodukt der Tour ist, statt einer separaten Aufgabe.

Wenn Sie die vereinfachten Ausgaben von HMRC nutzen, beträgt der zugelassene Satz für ein Auto oder einen Transporter 45 Pence pro Meile für die ersten 10,000 geschäftlichen Meilen im Steuerjahr und 25 Pence pro Meile danach. Ob vereinfachte Ausgaben oder tatsächliche Fahrzeugkosten besser zu Ihnen passen, ist eine Frage für Ihren Steuerberater; so oder so brauchen Sie die Meilen.

Am Ende des Quartals oder Jahres exportiert die Berichtsseite zwei CSV-Dateien: eine für Einnahmen und Zahlungen, eine für Spesen. Zusammen sind sie das ganze Jahr in zwei Anhängen, wobei jede Ausgabenzeile mit ihrem Belegbild verknüpft ist. Ihr Steuerberater erhält eine Datei, mit der er arbeiten kann, statt einer Tüte.

Wenn Sie mit Xero, QuickBooks oder FreeAgent synchronisieren, kommen Rechnungen und Zahlungen direkt dort an. Welches Programm zu einem Handwerksbetrieb passt behandelt die Wahl. So oder so speist die Ausgabenseite die Felder 4 und 7 einer Umsatzsteuererklärung, was MTD für Umsatzsteuer klar erklärt erläutert, und es ist das, was ein vierteljährliches Update brauchen wird, sobald MTD für Einkommensteuer Sie erreicht.

Sie senden keine Belege mit einer Erklärung an HMRC, aber Sie müssen sie vorzeigen können, wenn gefragt wird. Digitale Kopien sind in Ordnung, solange sie lesbar und vollständig sind. Bewahren Sie den Nachweis auf, wofür die Ausgabe war, weshalb die Kategorie und die Zuordnung zum Auftrag genauso wichtig sind wie das Bild.

Nichts davon ist Steuerberatung. Was als absetzbar zählt, und ob Sie tatsächliche Kosten oder Pauschalsätze geltend machen, ist Sache Ihres Steuerberaters. Was die Routine leistet, ist sicherzustellen, dass die Nachweise existieren, egal was er entscheidet.

Spesen, Kilometergeld und die Buchhaltungs-CSVs sind in Essentials enthalten; siehe die Preisseite. Die Plattform-Übersicht zeigt, wie Spesen mit Aufträgen, Fahrzeugen und Berichten zusammenhängen.