Cómo reclamar pagos atrasados con educación (y tus derechos cuando la educación no basta)

La mayoría de los pagos atrasados no son negativas. Son correos olvidados, una pareja que se encarga de las facturas, o una transferencia bancaria que nunca se llegó a hacer. Reclamar con educación, pronto y de forma automática cobra casi todos ellos sin una conversación incómoda.

Para los pocos que quedan, la legislación del Reino Unido te da derechos reales frente a clientes empresariales, y un proceso claro para los particulares. Este artículo expone primero la escalera educada, y después qué hacer cuando la educación no basta.

El pago atrasado más fácil de reclamar es el que nunca llega a producirse. Envía la factura el mismo día en que se hace el trabajo, no el domingo por la noche. Pon en ella un enlace de pago para que el cliente pueda pagar desde el sofá. Indica la fecha límite con palabras claras en lugar de «neto 14».

Eso solo ya elimina a los clientes a los que simplemente les hacía falta que fuera fácil. Cómo cobran los profesionales de oficios del Reino Unido el mismo día cubre los enlaces de pago, las tarjetas y el Direct Debit (domiciliación bancaria) que convierten pagar en el camino de menor resistencia.

Una escalera es una secuencia fija de mensajes con un tono fijo, así que nunca tienes que decidir cuánto enfadarte. Cada paso da por hecho que el cliente es honesto y está ocupado, hasta el último.

1. Día 0. La factura, con el enlace de pago y la fecha límite.
2. Fecha límite. Una nota amable: «Solo para recordarte que esto vence hoy. El enlace está abajo si te resulta más fácil».
3. Siete días de retraso. Un mensaje breve y directo: el número de factura, el importe, el enlace, y una línea pidiéndole que te avise si hay algún problema con el trabajo.
4. Catorce días de retraso. Un extracto de todo lo pendiente y una fecha para la que necesitarás que se salde.
5. Veintiún días de retraso. El aviso final, que indica qué pasa a continuación.

Todos los mensajes incluyen el enlace. Todos los mensajes son educados. El tono nunca sube; solo la claridad.

La escalera solo funciona si de verdad se ejecuta, y en una semana ajetreada no va a funcionar de memoria. Los recordatorios automáticos envían cada paso según lo programado, y la investigación de Xero sobre los pagos atrasados en el Reino Unido encontró que los negocios que usan recordatorios automáticos cobran hasta 54 días antes que los que reclaman a mano.

En TradeYoke, el asistente de mensajes envía correo o SMS al momento o a una hora programada, y los avisos de pago pendiente se envían a los clientes con saldo pendiente. Las respuestas llegan al hilo del cliente, así que «lo he pagado esta mañana» y «la verja estaba cerrada, así que lo he reclamado» llegan a un sitio donde los verás. El correo matutino de quién me debe te dice cada día qué clientes están en qué peldaño.

Si el cliente es una empresa, una agencia de alquiler, un propietario que opera como sociedad, o un contratista principal, la Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 se aplica lo mencionen o no tus condiciones. En cuanto una deuda está atrasada, tienes derecho a:

• Interés legal del 8% por encima del tipo base del Banco de Inglaterra, calculado a diario desde el día siguiente a la fecha límite.
• Una cantidad fija de £40, £70 o £100 por factura como compensación por los costes de gestión de cobro, según el tamaño de la deuda.
• Costes de gestión de cobro razonables más allá de la cantidad fija, si puedes demostrarlos.

Si no se acordó ninguna fecha de pago, la deuda se considera atrasada 30 días después de la factura o de la entrega del trabajo, lo que sea más tarde. No tienes por qué cobrar intereses, pero saber que puedes hacerlo cambia la conversación del aviso final.

Para un particular, el camino es distinto. Envía una carta previa a la demanda: una carta sencilla que indique la deuda, la factura, lo que ya has enviado, y una fecha (normalmente 14 días) a partir de la cual presentarás una demanda. La mayoría de las deudas domésticas se pagan en este punto, porque la carta lo hace real.

Después de eso, la vía de reclamaciones de escasa cuantía a través del servicio de tribunales en línea gestiona deudas de hasta £10,000. Las tasas son modestas y no necesitas abogado. Si merece la pena para una limpieza de £15 lo decides tú; normalmente no, y la mejor respuesta para los habituales es el Direct Debit, que cubrimos en Direct Debit para limpiadores de cristales.

Cada paso de la escalera debería ser visible en el registro del cliente: la factura, la fecha en que se envió, cada recordatorio, cada respuesta. Si una disputa llega alguna vez a una carta previa a la demanda, el registro es tu caso. Si nunca llega, el registro es lo que te dice a qué clientes pasar a Direct Debit y a cuáles dejar ir.

TradeYoke mantiene los mensajes, facturas y pagos en un solo registro de cliente para todos los oficios que gestiones, y el libro contable detrás no se puede editar a posteriori. Consulta la visión general de la plataforma para ver cómo encajan las piezas, y la página de precios para ver qué plan incluye avisos de pago pendiente y pagos en línea. Las mismas herramientas funcionan para cualquiera de los oficios que admite TradeYoke.

Consulta también: cómo la facturación automática y los enlaces de Pagar ahora reducen aún más el seguimiento de cobros