Verspätete Zahlungen höflich nachfassen (und Ihre Rechte, wenn Höflichkeit nicht reicht)

Die meisten verspäteten Zahlungen sind keine Weigerungen. Es sind vergessene E-Mails, ein Partner, der die Rechnungen verwaltet, oder eine Banküberweisung, die nie ausgeführt wurde. Höflich, früh und automatisch nachzufassen holt fast alle davon ein, ohne ein schwieriges Gespräch.

Für die wenigen, die übrig bleiben, gibt Ihnen britisches Recht echte Rechte gegenüber Geschäftskunden und einen klaren Ablauf für Privatkunden. Dieser Beitrag legt zuerst die höfliche Leiter dar, dann, was zu tun ist, wenn Höflichkeit nicht reicht.

Die am leichtesten nachzufassende verspätete Zahlung ist die, die nie entsteht. Senden Sie die Rechnung am Tag, an dem die Arbeit erledigt ist, nicht am Sonntagabend. Setzen Sie einen Zahlungslink hinein, damit der Kunde vom Sofa aus zahlen kann. Nennen Sie das Fälligkeitsdatum in klaren Worten statt „netto 14 Tage“.

Das allein entfernt schon die Kunden, die es einfach nur leicht gemacht haben mussten. Wie britische Handwerker noch am selben Tag bezahlt werden behandelt die Zahlungslinks, Karten und Direct Debit (Lastschriftverfahren), die das Bezahlen zum Weg des geringsten Widerstands machen.

Eine Leiter ist eine feste Abfolge von Nachrichten mit festem Ton, sodass Sie nie entscheiden müssen, wie verärgert Sie sein sollten. Jede Stufe geht davon aus, dass der Kunde ehrlich und beschäftigt ist, bis zur letzten.

1. Tag 0. Die Rechnung, mit Zahlungslink und Fälligkeitsdatum.
2. Fälligkeitstag. Ein freundlicher Hinweis: „Nur zur Erinnerung, dass dies heute fällig ist. Der Link ist unten, falls das einfacher ist.“
3. Sieben Tage überfällig. Eine kurze, direkte Nachricht: die Rechnungsnummer, der Betrag, der Link, und eine Zeile, die bittet, Bescheid zu geben, falls es ein Problem mit der Arbeit gibt.
4. Vierzehn Tage überfällig. Eine Aufstellung aller offenen Posten und ein Datum, bis zu dem Sie eine Begleichung brauchen.
5. Einundzwanzig Tage überfällig. Die letzte Mahnung, die sagt, was als Nächstes passiert.

Jede Nachricht enthält den Link. Jede Nachricht ist höflich. Der Ton wird nie schärfer; nur die Klarheit nimmt zu.

Die Leiter funktioniert nur, wenn sie tatsächlich läuft, und in einer stressigen Woche läuft sie nicht aus dem Gedächtnis. Automatisierte Erinnerungen versenden jede Stufe nach Plan, und Xeros Untersuchung zu verspäteten Zahlungen in Großbritannien ergab, dass Unternehmen, die automatisierte Erinnerungen nutzen, bis zu 54 Tage früher bezahlt werden als solche, die von Hand nachfassen.

In TradeYoke sendet der Nachrichtenassistent E-Mail oder SMS sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt, und Zahlungserinnerungen gehen an Kunden mit offenem Saldo. Antworten landen im Gesprächsverlauf des Kunden, sodass sowohl „Ich habe heute Morgen bezahlt“ als auch „Das Tor war abgeschlossen, deshalb habe ich das angefochten“ dort ankommen, wo Sie es sehen werden. Die morgendliche „Wer schuldet mir noch“-E-Mail sagt Ihnen jeden Tag, welche Kunden auf welcher Stufe stehen.

Wenn der Kunde ein Unternehmen ist, eine Vermietungsagentur, ein als Firma auftretender Vermieter, ein Hauptauftragnehmer, gilt der Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 (das britische Gesetz über Verzugszinsen bei gewerblichen Forderungen), unabhängig davon, ob Ihre Bedingungen ihn erwähnen. Sobald eine Forderung überfällig ist, haben Sie Anspruch auf:

• Gesetzliche Verzugszinsen von 8 % über dem Basiszinssatz der Bank of England, täglich berechnet ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum.
• Einen Pauschalbetrag von £40, £70 oder £100 je Rechnung als Entschädigung für Beitreibungskosten, je nach Höhe der Forderung.
• Angemessene Beitreibungskosten über den Pauschalbetrag hinaus, wenn Sie diese nachweisen können.

Wurde kein Zahlungstermin vereinbart, gilt die Forderung 30 Tage nach der Rechnung oder der Leistungserbringung als überfällig, je nachdem, was später eintritt. Sie müssen keine Zinsen berechnen, aber zu wissen, dass Sie es könnten, verändert das Gespräch bei der letzten Mahnung.

Bei einem Hausbesitzer ist der Weg ein anderer. Senden Sie ein Letter before action (ein Mahnschreiben vor Klageerhebung): ein schlichtes Schreiben, das die Forderung, die Rechnung, was Sie bereits gesendet haben, und ein Datum (üblicherweise 14 Tage) nennt, nach dem Sie eine Klage einreichen werden. Die meisten privaten Forderungen werden an diesem Punkt beglichen, weil das Schreiben es real macht.

Danach übernimmt das Online-Bagatellverfahren der britischen Gerichte (small claims) Forderungen bis £10,000. Die Gebühren sind moderat, und Sie brauchen keinen Anwalt. Ob es sich für eine £15-Reinigung lohnt, ist Ihre Entscheidung; meistens lohnt es sich nicht, und die bessere Antwort für Stammkunden ist Direct Debit, die wir in Direct Debit für Fensterputzer behandeln.

Jede Stufe der Leiter sollte beim Kundendatensatz sichtbar sein: die Rechnung, das Datum, an dem sie gesendet wurde, jede Erinnerung, jede Antwort. Erreicht ein Streitfall jemals ein Letter before action, ist der Nachweis Ihr Beleg. Kommt es nie so weit, sagt Ihnen der Nachweis, welche Kunden Sie auf Direct Debit umstellen und welche Sie ziehen lassen sollten.

TradeYoke führt Nachrichten, Rechnungen und Zahlungen bei einem Kundendatensatz über jedes Gewerk, das Sie betreiben, und das dahinterliegende Hauptbuch kann nachträglich nicht bearbeitet werden. Sehen Sie in der Plattform-Übersicht, wie die Teile zusammenpassen, und auf der Preisseite, welcher Plan Zahlungserinnerungen und Online-Zahlungen enthält. Dieselben Werkzeuge funktionieren für jedes von TradeYoke unterstützte Gewerk.

Siehe auch: wie automatische Rechnungsstellung und „Jetzt bezahlen“-Links das Nachfassen weiter verringern