El correo matutino que debería recibir todo negocio de oficio: quién me debe
Un correo antes del primer trabajo: cada cliente que te debe, cuánto de atrasado, y un enlace desde el que puede pagar. Por qué funciona y qué cambia después de una semana con él.
Pregúntale a cualquier profesional de oficio qué le deben y te dará una suposición. Pregúntale a la misma persona después de una semana con un correo matutino que lo enumere, y te dará una cifra, tres nombres y un plan. El informe de quién me debe es el cambio más barato que puede hacer un negocio de oficio en su flujo de caja.
Este artículo explica qué contiene el correo, por qué llega por la mañana, y cómo el enlace del portal que lleva dentro hace la mayor parte de la reclamación por ti.
Lo que te dice el correo de quién me debe
El informe es una lista. Cada cliente con un saldo pendiente, las facturas que lo componen, cuántos días lleva atrasada cada una, y el total al final. Nada más. Es deliberadamente aburrido, porque una lista aburrida que lees todos los días gana a un panel ingenioso que abres dos veces al año.
Detrás de la lista está el mismo libro contable inmutable donde viven las facturas y los pagos, así que la cifra es la cifra real. Un pago con tarjeta que llegó durante la noche a través de Stripe ya está fuera de la lista. El efectivo que registraste en el móvil anoche está fuera de la lista. Los Direct Debit (domiciliaciones bancarias) cobrados por GoCardless están fuera de la lista antes de que hayas desayunado.
Por qué la mañana
Reclamar dinero por la tarde es deprimente. Estás cansado, el cliente está cenando, y el mensaje que envías es más corto de lo que debería ser. Por la mañana tienes cinco minutos con un café, y la lista te dice a qué dos clientes escribir antes del primer trabajo.
También encaja con la jornada laboral. Si un cliente de la ronda de hoy debe las últimas tres visitas, quieres saberlo antes de llegar, no después. Combina el informe con el flujo de Planificar mi día descrito en cómo sobrevive una ronda a una semana lluviosa y la mañana se convierte en: quién debe, quién está en la ruta, qué decir en la puerta.
El enlace del portal que hace la reclamación
Cada línea del informe lleva un enlace al portal del cliente para ese cliente. Reenvíalo, o envía el aviso de deuda desde la app, y el cliente abre una página que muestra todo lo que debe con un botón de pagar ahora. No necesita una cuenta ni una app. Paga con tarjeta o configura un Direct Debit, y el pago se salda contra cada factura por turno.
Ese es el truco. El informe no solo te dice quién debe; te da lo que consigue que paguen. Cobrar el mismo día cubre los métodos de pago detrás del botón, y cómo reclamar pagos atrasados con educación cubre qué decir en cada peldaño de la escalera.
Del informe al recordatorio en un solo toque
Leer la lista es la mitad del trabajo. Desde la página de dinero pendiente en la app envías un aviso de deuda a un cliente por correo o SMS con el enlace del portal ya puesto, o lo programas para las 6 de la tarde cuando esté en casa. Las respuestas vuelven al hilo del cliente. Si paga desde el portal, el saldo baja y el correo de la mañana siguiente ya no lo incluye.
Para los clientes de contrato que siempre van un mes atrasados, el informe es también el empujón para pasarlos a Direct Debit. Una conversación, y ese nombre no vuelve a aparecer en el correo.
Qué cambia después de una semana
La primera mañana es incómoda, porque la cifra es mayor de lo que pensabas. Al tercer día has enviado seis avisos y cuatro han pagado. Al final de la semana la lista es más corta, los dos nombres que quedan son los dos que ya sospechabas, y has dejado de suponer.
En un mes aparece el segundo efecto: las facturas salen más rápido, porque sabes que una factura no enviada es dinero que no está en la lista. El informe mejora el hábito que hay antes de él.
La rutina de la mañana
- Abre el correoTotal, después los tres saldos más antiguos.
- Envía tres avisos de deudaCon el enlace del portal incluido. Prográmalos para las 6 de la tarde si están trabajando.
- Comprueba la ruta de hoy contra la listaSabe quién debe antes de llamar a la puerta.
- Pasa a un reincidente a Direct DebitUno a la semana basta.
- Envía las facturas de ayerSi no se envían, no están en la lista.
Preguntas frecuentes
¿Es el informe de quién me debe un correo o una página?
Las dos cosas. La página de dinero pendiente en TradeYoke está siempre actualizada, y un correo matutino la resume para que veas la lista sin abrir la app. El correo forma parte de los trabajos en segundo plano de la plataforma y se ejecuta para todo negocio que tenga la función activada.
¿Necesita el cliente una cuenta para usar el enlace del portal?
No. El enlace del portal abre una página que muestra todo lo que debe ese cliente, con un botón de pagar ahora para tarjeta o Direct Debit. Los pagos se saldan contra las facturas automáticamente.
¿Incluye el efectivo que he cobrado?
Sí, siempre que registres el efectivo en el móvil contra la factura. El efectivo se salda en el libro contable como cualquier otro pago, así que el informe lo refleja a la mañana siguiente.
¿Qué plan incluye el informe y el portal?
El informe de dinero pendiente y los recordatorios están en Essentials. Los pagos en línea con Pagar ahora en cada factura están en Premium, y el portal del cliente está en Ultimate. La prueba gratuita es 30 días de Essentials; los pagos en línea se desbloquean cuando eliges un plan.
El informe funciona igual para cada oficio en la plataforma TradeYoke, desde una ronda de limpieza de cristales hasta un libro de contratos de jardinería. Los planes están en la página de precios.
Consulta también: la guía completa de Cobrar
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