Cobrar pagamentos em atraso com educação (e os seus direitos quando a educação falha)
Uma escada de lembretes que mantém os clientes, a automação que o faz receber semanas mais cedo, e exatamente o que a Late Payment Act lhe permite cobrar quando uma empresa o ignora.
A maioria dos pagamentos em atraso não são recusas. São emails esquecidos, um parceiro que trata das contas, ou uma transferência bancária que nunca chegou a ser feita. Cobrar com educação, cedo e automaticamente, resolve quase todos sem uma conversa difícil.
Para os poucos que restam, a lei do Reino Unido dá-lhe direitos reais contra clientes empresariais, e um processo claro para os domésticos. Este artigo apresenta primeiro a escada educada, e depois o que fazer quando a educação falha.
Cobrar pagamentos em atraso começa antes de a fatura estar atrasada
O pagamento em atraso mais fácil de cobrar é aquele que nunca acontece. Envie a fatura no dia em que o trabalho é concluído, não no domingo à noite. Coloque nela um link de pagamento para que o cliente possa liquidá-la do sofá. Indique a data limite em palavras simples, em vez de "net 14".
Só isto elimina os clientes que apenas precisavam que fosse fácil. Como os profissionais do Reino Unido recebem o pagamento no mesmo dia cobre os links de pagamento, cartões e Direct Debit (débito direto) que tornam o pagamento o caminho de menor resistência.
A escada educada
Uma escada é uma sequência fixa de mensagens com um tom fixo, para que nunca tenha de decidir o quão aborrecido estar. Cada passo assume que o cliente é honesto e está ocupado, até ao último.
- Dia 0. A fatura, com o link de pagamento e a data limite.
- Data limite. Uma nota simpática: "Só a lembrar que isto vence hoje. O link está abaixo, se for mais fácil."
- Sete dias de atraso. Uma mensagem curta e direta: o número da fatura, o valor, o link, e uma linha a pedir que avisem se houver algum problema com o trabalho.
- Catorze dias de atraso. Um extrato de tudo o que está em dívida e uma data até à qual precisa que seja liquidado.
- Vinte e um dias de atraso. O aviso final, que diz o que acontece a seguir.
Todas as mensagens incluem o link. Todas as mensagens são educadas. O tom nunca sobe; só a clareza sobe.
Educado não é o mesmo que brando. A escada é educada em cada passo e clara sobre o último.
TradeYoke
Automatize a escada e receba semanas mais cedo
A escada só funciona se realmente for executada, e numa semana atarefada não vai funcionar de memória. Os lembretes automáticos enviam cada passo conforme agendado, e a investigação da Xero sobre pagamentos em atraso no Reino Unido descobriu que as empresas que usam lembretes automáticos recebem até 54 dias mais cedo do que as que cobram à mão.
No TradeYoke, o assistente de mensagens envia email ou SMS agora ou a uma hora agendada, e os avisos de dívida chegam aos clientes com um saldo em dívida. As respostas chegam à conversa do cliente, por isso "paguei esta manhã" e "o portão estava fechado, por isso contestei" chegam ambos onde os vai ver. O email matinal quem-me-deve diz-lhe todos os dias que clientes estão em que patamar.
Quando a educação falha: os seus direitos contra um cliente empresarial
Se o cliente for uma empresa, um agente imobiliário, um senhorio que atua como empresa, um empreiteiro principal, a Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 aplica-se quer os seus termos a mencionem quer não. Assim que uma dívida está atrasada, tem direito a:
- Juros legais de 8% acima da taxa base do Bank of England, calculados diariamente a partir do dia seguinte à data limite.
- Uma quantia fixa de £40, £70 ou £100 por fatura, como compensação por custos de cobrança, consoante a dimensão da dívida.
- Custos de cobrança razoáveis para além da quantia fixa, se os conseguir comprovar.
Se não tiver sido acordada nenhuma data de pagamento, a dívida está em atraso 30 dias após a fatura ou a entrega do trabalho, o que for mais tarde. Não é obrigado a cobrar juros, mas saber que pode muda a conversa do aviso final.
Compensação fixa ao abrigo da Late Payment Act
| Dimensão da dívida | Quantia fixa que pode reclamar |
|---|---|
| Até £999.99 | £40 |
| £1,000 a £9,999.99 | £70 |
| £10,000 ou mais | £100 |
Quando a educação falha: um cliente particular
Para um particular, o caminho é diferente. Envie uma carta pré-ação: uma carta simples a indicar a dívida, a fatura, o que já enviou, e uma data (normalmente 14 dias) depois da qual fará uma reclamação formal. A maioria das dívidas domésticas é paga nesta fase, porque a carta torna a situação real.
Depois disso, o processo de pequenas causas através do serviço de tribunais online trata dívidas até £10,000. As taxas são modestas e não precisa de um advogado. Se vale a pena para uma limpeza de £15 é uma decisão sua; normalmente não vale, e a melhor resposta para os clientes regulares é o Direct Debit, que abordamos em Direct Debit para limpadores de vidros.
Mantenha o registo, porque o registo ganha
Cada passo da escada deve estar visível no registo do cliente: a fatura, a data em que foi enviada, cada lembrete, cada resposta. Se uma disputa alguma vez chegar a uma carta pré-ação, o registo é o seu processo. Se nunca chegar, o registo é o que lhe diz que clientes mudar para Direct Debit e quais deixar ir.
O TradeYoke mantém mensagens, faturas e pagamentos num único registo de cliente em todos os ofícios que exerce, e o livro-razão por trás disso não pode ser editado depois do facto. Consulte a visão geral da plataforma para ver como as peças encaixam, e a página de preços para saber que plano inclui avisos de dívida e pagamentos online. As mesmas ferramentas funcionam para qualquer um dos ofícios que o TradeYoke suporta.
Perguntas frequentes
Quando devo enviar o primeiro lembrete?
Na data limite. Uma nota simpática com o link de pagamento no dia em que vence apanha a maioria das faturas esquecidas antes de se tornarem desconfortáveis. A primeira mensagem mais firme chega uma semana depois.
Posso cobrar juros numa fatura em atraso?
A um cliente empresarial, sim: a Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 permite 8% acima da taxa base do Bank of England, mais uma quantia fixa de £40, £70 ou £100, consoante a dívida. Não se aplica a clientes particulares. Consulte o gov.uk antes de se basear nisto.
Os lembretes automáticos incomodam os clientes?
Não quando são educados, espaçados e trazem o link. O que incomoda os clientes é uma mensagem zangada repentina depois de semanas de silêncio. Uma escada estável e previsível transmite profissionalismo.
E se o cliente contestar o trabalho?
Pare a escada e converse. Uma disputa é uma questão de serviço, não uma questão de pagamento. As fotografias e notas no registo do trabalho normalmente resolvem-na; uma vez resolvida, os lembretes retomam a partir de onde pararam.
Deixe a escada funcionar sozinha
Os avisos de dívida, os lembretes agendados e os links de pagamento estão ativos desde o primeiro dia da avaliação gratuita.
