¿Xero, QuickBooks o FreeAgent para un negocio de oficio?
Qué paquete de contabilidad encaja con un autónomo, un equipo pequeño o un negocio con gestor, qué significa de verdad sincronizar desde tu app de trabajos, y por qué importa la relectura.
La respuesta corta: FreeAgent para un autónomo que quiere la contabilidad más sencilla posible, QuickBooks para un equipo pequeño registrado a efectos de IVA, Xero cuando un gestor o contable hace el trabajo y quiere la herramienta que ya conoce. Los tres están reconocidos por HMRC para Making Tax Digital y los tres se conectan con TradeYoke.
La respuesta larga trata de qué significa «conectar», porque una app de trabajos que se sincroniza mal con tu contabilidad es peor que una que no se sincroniza en absoluto.
Xero, QuickBooks o FreeAgent: cuál encaja según el tamaño
Los tres paquetes se solapan casi por completo en funciones. Las diferencias que importan a un negocio de oficio son quién lo va a usar y cuántas manos hay en la contabilidad.
Cuál encaja según la forma del negocio
| Paquete | Encaja mejor con | Por qué |
|---|---|---|
| FreeAgent | Autónomos y negocios de una furgoneta | Construido en torno al año de la Self Assessment; algunas cuentas bancarias de empresa del Reino Unido lo incluyen sin coste adicional |
| QuickBooks | Equipos pequeños, registrados a efectos de IVA, algo de trabajo bajo CIS | Buen manejo del IVA y del sector de la construcción; muy usado por gestores del Reino Unido |
| Xero | Negocios con un gestor o contable, equipos en crecimiento | El paquete con el que trabaja el día a día la mayoría de los gestores del Reino Unido; conexiones bancarias e informes muy completos |
Los precios cambian a menudo y dependen del plan, así que no los citamos. Los tres publican páginas de precios para el Reino Unido y los tres ofrecen pruebas gratuitas. La pregunta que gana a cualquier comparativa de funciones es: ¿qué usa tu gestor? Estar en el mismo paquete que la persona que hace tu cierre de año ahorra más dinero que cualquier diferencia de suscripción.
FreeAgent para el autónomo
FreeAgent se construyó para autónomos y freelancers, y se nota. Piensa en ejercicios fiscales, estima tu factura de la Self Assessment a medida que avanzas, y no te entierra en funciones pensadas para un departamento financiero. Si tienes un negocio de limpieza de cristales o jardinería de una sola persona, es lo mínimo con lo que puedes salirte con la tuya, en el buen sentido.
Varias cuentas corrientes de empresa del Reino Unido incluyen FreeAgent gratis con la cuenta, lo que para un autónomo te resuelve la decisión.
QuickBooks para el equipo pequeño registrado a efectos de IVA
QuickBooks se gana su sitio en cuanto el IVA es real y en cuanto hay más de una persona generando papeleo. Su manejo del IVA es completo, se las arregla con el Construction Industry Scheme (CIS), y hay un gran número de gestores del Reino Unido que trabajan con él. Para un negocio de electricidad o fontanería con dos o tres furgonetas, suele ser el término medio sensato.
Xero cuando un gestor lleva la contabilidad
Xero es el paquete en el que se estandarizan la mayoría de las gestorías del Reino Unido. Si tu gestor va a conciliar el banco, llevar la nómina y preparar el cierre de año, Xero es probablemente lo que te va a pedir, y dejarle trabajar en su propia herramienta vale más que tu preferencia personal. También es el que más escala si el negocio crece.
Lo que significa de verdad sincronizar
Aquí está la parte que importa. Cuando TradeYoke se sincroniza con tu paquete, envía dos cosas: las facturas, a medida que las generas desde los trabajos, y los pagos, a medida que se saldan contra esas facturas. Cada envío crea o actualiza el registro correspondiente en Xero, QuickBooks o FreeAgent a través de su API oficial, después de que conectes la cuenta con un inicio de sesión único.
No envía los clientes como un paso aparte, no extrae tu conexión bancaria, y no intenta ser tu paquete de contabilidad. Tu app de trabajos es dueña de la factura; tu contabilidad es dueña del libro contable con el que trabaja el gestor. Mantener esa línea clara es lo que hace que se pueda confiar en la sincronización. La visión general de la plataforma muestra dónde encaja la sincronización en todo el sistema.
Relectura: cómo sabes que ha llegado
La mayoría de las integraciones lanzan una solicitud y esperan. TradeYoke relee el registro del paquete de contabilidad después de cada envío y lo compara con lo que envió. Si el número de factura, el importe o el estado no coinciden, la sincronización lo señala en lugar de fingir que todo va bien. Un registro de eventos en la pestaña de Contabilidad e impuestos enumera cada envío y cada relectura, así que «¿llegó esa factura a Xero?» tiene una respuesta que puedes consultar.
La misma disciplina lleva la presentación de IVA a HMRC: enviar, recuperar, comparar. Si te diriges hacia MTD para el IRPF, el paquete al que te sincronizas es desde donde se presentarán esas actualizaciones trimestrales, lo que hace que la elección sea un poco menos informal de lo que solía ser.
Cómo elegir en diez minutos
Elegir el paquete
- Pregúntale primero a tu gestorSi tiene una preferencia, esa es tu respuesta.
- Comprueba tu bancoAlgunas cuentas de empresa del Reino Unido incluyen FreeAgent.
- Cuenta las manos en la contabilidadUna persona: FreeAgent. Un equipo con IVA: QuickBooks. Un gestor que hace el trabajo: Xero.
- Empieza la prueba la misma semanaEjecuta la prueba de TradeYoke y la prueba del paquete juntas y observa la sincronización.
- Lee el registro de eventos después de la primera semanaCada factura enviada, cada relectura confirmada.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el más barato para un autónomo?
Normalmente FreeAgent, porque varias cuentas bancarias de empresa del Reino Unido lo incluyen sin coste adicional. Por lo demás, los tres publican precios para el Reino Unido y los cambian a menudo, así que compara las páginas actuales en lugar de un artículo de blog.
¿Sustituye TradeYoke a mi paquete de contabilidad?
No. TradeYoke es dueño de los trabajos, las facturas y los pagos, y los envía a Xero, QuickBooks o FreeAgent. Tu paquete de contabilidad es dueño de la conexión bancaria, el cierre de año y el trabajo del gestor. La división es deliberada.
¿Qué se sincroniza exactamente?
Las facturas a medida que las generas y los pagos a medida que se saldan contra esas facturas, enviados a través de la API oficial de cada paquete. TradeYoke relee cada registro para verificar que ha llegado y enumera cada evento en un registro.
¿Puedo cambiar de paquete más adelante?
Sí. Desconecta uno y conecta otro desde Ajustes. Las facturas existentes se quedan en el paquete antiguo; las nuevas se sincronizan con el nuevo. Habla con tu gestor sobre la fecha más limpia para cambiar, normalmente el principio de un trimestre de IVA o de un ejercicio fiscal.
La sincronización contable está en TradeYoke Premium; la página de precios tiene los detalles. Funciona igual para cada uno de los oficios de la plataforma, y recibos en la furgoneta cubre la parte de gastos de la contabilidad.
Elige el paquete, conéctalo una vez
Conecta Xero, QuickBooks o FreeAgent en la prueba gratuita y mira cómo llega la primera factura.
