Colocar a sua primeira rota no TradeYoke numa tarde

Resposta rápida: mudar uma rota para o TradeYoke demora uma tarde, não um fim de semana — importe a folha de cálculo de clientes que já tem, defina uma frequência e um preço em cada propriedade, arraste as paragens para a ordem de condução uma vez, e ative a mensagem de lembrete. Tudo o resto funciona sozinho a partir daí.

Principais conclusões

• Importe uma folha de cálculo que já tem — o TradeYoke sinaliza prováveis duplicados em vez de lhe pedir que limpe a lista primeiro.
• Uma frequência e um preço, definidos uma vez por propriedade, é o que faz a agenda preencher-se sozinha a partir daí.
• A ordem de condução que definir no primeiro dia mantém-se para todas as futuras visitas dessa rota, não apenas para a de hoje.
• A mensagem "vamos amanhã" é enviada sozinha assim que a ativa — ninguém precisa de se lembrar de a enviar.
• Nada disto precisa do computador do escritório: a mesma configuração funciona a partir de um telemóvel.

Porque é que a primeira tarde importa mais do que parece

Tirar uma rota do papel ou de uma folha de cálculo é o maior obstáculo a experimentar um novo software, e normalmente imagina-se pior do que é na realidade. O receio é ter de reescrever quarenta ou quatrocentas moradas, adivinhar frequências de memória, e perder uma semana com administração antes de a aplicação fazer alguma coisa útil. Esse receio é a razão pela qual a maioria das empresas de serviços técnicos adia isto durante um ano e continua a perder noites com um caderno. O trabalho real é mais curto do que se imagina, porque a rota não precisa de ser replaneada — precisa de ser importada, e o plano que já tem na cabeça é aquele que está prestes a escrever, uma vez só.

1. Importe os seus clientes

Exporte a sua lista existente — uma folha de cálculo de um sistema anterior, uma exportação de contactos do telemóvel, ou uma simples folha de "nome, morada, telefone, preço" que tem guardado há anos — e importe-a. O TradeYoke faz corresponder nomes, moradas e números de telefone à medida que avança, e sinaliza prováveis duplicados em vez de os unir silenciosamente ou de manter ambos silenciosamente, para que seja o utilizador a decidir o que é um duplicado genuíno, em vez de o software adivinhar mal para um dos lados. Uma lista desorganizada, com formatação inconsistente, importa-se na mesma; só precisa de um olhar um pouco mais atento às linhas sinalizadas depois.

2. Defina uma frequência por propriedade

Abra um cliente, escolha o tipo de trabalho e com que frequência se repete — de 4, 6 ou 8 em 8 semanas é típico para uma rota de limpeza de vidros — e defina o preço. A agenda projeta depois todas as futuras visitas a partir dessa única definição; nunca mais escreve "de 4 em 4 semanas" para essa morada. Uma propriedade com um ritmo diferente no inverno também pode ter isso definido, para que a rota não precise de reagendamento manual sempre que a estação muda.

3. Ordene o dia

Arraste as propriedades para a ordem em que realmente as percorre — do início da rua até ao fim, ou seja como for que a sua rota realmente funciona, e não como a folha de cálculo por acaso as listou. Essa ordem mantém-se para todas as futuras visitas da rota, não apenas para a de hoje; está a definir a forma da rota uma vez, não a replaneá-la todas as manhãs.

4. Ative as mensagens

Ligue um remetente — email, SMS ou ambos — e ative o lembrete "vamos amanhã". A partir daí, é enviado automaticamente na véspera de cada visita, e a resposta de um cliente chega a esse trabalho, em vez de a um telemóvel pessoal que nem sempre está à mão. Este é o passo que a maioria das pessoas salta no primeiro dia e de que se arrepende ao fim de duas semanas, porque é o que impede as chamadas de "desculpe, pode vir noutro dia".

5. Faça a rota

Marque cada trabalho como concluído à medida que avança, no telemóvel, quer haja sinal ou não naquele portão em particular. Os links de pagamento são enviados na conclusão para os ofícios que o suportam, e o escritório — mesmo que o escritório seja também o próprio, mais tarde nessa noite — vê o progresso em tempo real, em vez de reconstruir o dia de memória.

Perguntas frequentes

Preciso de limpar a minha folha de cálculo antes de a importar?

Não. Importe-a tal como está; a deteção de duplicados sinaliza as linhas que merecem um segundo olhar, em vez de exigir uma lista perfeita à partida. Corrigir uma morada ocasional depois é mais rápido do que arrumar quatrocentas linhas antes de começar.

E se dois clientes partilharem uma morada, como um prédio de apartamentos?

Cada um é o seu próprio registo de cliente, com o seu próprio preço e frequência; a morada é partilhada, não a conta, por isso a rota e a faturação mantêm-se corretas para ambos.

Posso fazer isto a partir do telemóvel, ou preciso do computador do escritório?

Todo o processo funciona a partir de um telemóvel. Algumas pessoas preferem um ecrã maior para a primeira importação, mas nada nisso exige um.

O que acontece à ordem da rota se adicionar um novo cliente mais tarde?

Insere a nova paragem na ordem uma vez, no ponto que faz sentido para o percurso; tudo o resto mantém a ordem que já definiu.

É tudo — o processo inteiro é uma tarde, e a maior parte disso é o chá.