Ihre erste Tour an einem Nachmittag in TradeYoke bringen
Eine praktische Anleitung: Kunden importieren, Häufigkeiten festlegen, den Tag ordnen, und die ersten „Wir kommen morgen“-SMS versenden — ohne eine einzige Adresse erneut einzutippen.
Kurz gesagt: Eine Tour in TradeYoke zu übertragen dauert einen Nachmittag, kein Wochenende — importieren Sie die Kundentabelle, die Sie schon haben, legen Sie bei jedem Grundstück eine Häufigkeit und einen Preis fest, ziehen Sie die Stopps einmal in Fahrreihenfolge, und schalten Sie die Erinnerungs-SMS ein. Alles danach läuft von selbst.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Importieren Sie eine Tabelle, die Sie schon haben — TradeYoke markiert wahrscheinliche Duplikate, statt zu verlangen, dass Sie die Liste vorher bereinigen.
- Eine Häufigkeit und ein Preis, einmal je Grundstück festgelegt, sind es, die den Kalender sich von da an von selbst füllen lassen.
- Die Fahrreihenfolge, die Sie am ersten Tag festlegen, bleibt für jeden zukünftigen Besuch dieser Tour, nicht nur für den heutigen.
- Die „Wir kommen morgen“-SMS geht von selbst hinaus, sobald Sie sie einschalten — niemand muss daran denken, sie zu senden.
- Nichts hier braucht den Bürorechner: Dieselbe Einrichtung funktioniert vom Handy aus.
Warum der erste Nachmittag wichtiger ist, als es aussieht
Eine Tour von Papier oder einer Tabelle zu übertragen ist die größte Hürde beim Ausprobieren neuer Software, und man stellt sie sich meist schlimmer vor, als sie ist. Die Angst ist, vierzig oder vierhundert Adressen neu eintippen zu müssen, Häufigkeiten aus dem Gedächtnis zu erraten, und eine Woche für Verwaltung zu verlieren, bevor die App irgendetwas Nützliches tut. Diese Angst ist der Grund, warum die meisten Handwerksbetriebe es ein Jahr aufschieben und weiter Abende an ein Notizbuch verlieren. Die tatsächliche Aufgabe ist kürzer, als man sich vorstellt, weil die Tour nicht neu geplant werden muss — sie muss importiert werden, und der Plan, den Sie schon im Kopf führen, ist der, den Sie gleich einmal aufschreiben.
1. Ihre Kunden importieren
Exportieren Sie Ihre bestehende Liste — eine Tabelle aus einem früheren System, ein Export der Handykontakte, oder ein einfaches „Name, Adresse, Telefon, Preis“-Blatt, das Sie seit Jahren führen — und importieren Sie sie. TradeYoke gleicht Namen, Adressen und Telefonnummern beim Import ab und markiert wahrscheinliche Duplikate, statt sie stillschweigend zusammenzuführen oder beide stillschweigend zu behalten, sodass Sie entscheiden, was ein echtes Duplikat ist, statt dass die Software in die eine oder andere Richtung falsch rät. Eine unordentliche Liste mit uneinheitlicher Formatierung lässt sich trotzdem importieren; sie braucht danach nur einen etwas genaueren Blick auf die markierten Zeilen.
2. Eine Häufigkeit je Grundstück festlegen
Öffnen Sie einen Kunden, wählen Sie den Auftragstyp und wie oft er sich wiederholt — alle 4, 6 oder 8 Wochen ist bei einer Fensterputz-Tour üblich — und legen Sie den Preis fest. Der Kalender projiziert dann jeden zukünftigen Besuch aus dieser einen Einstellung; Sie tippen „alle 4 Wochen“ für diese Adresse nie wieder ein. Ein Grundstück mit anderem Rhythmus im Winter kann das ebenfalls festgelegt bekommen, sodass die Tour bei jedem Jahreszeitenwechsel nicht manuell umgeplant werden muss.
3. Den Tag ordnen
Ziehen Sie die Grundstücke in die Reihenfolge, in der Sie sie tatsächlich anfahren — vom Anfang der Straße bis zum Ende, oder wie auch immer Ihre Tour wirklich läuft, nicht wie die Tabelle sie zufällig aufgelistet hat. Diese Reihenfolge bleibt für jeden zukünftigen Besuch der Tour bestehen, nicht nur für den heutigen; Sie legen die Form der Tour einmal fest, nicht jeden Morgen neu.
4. Nachrichten einschalten
Verbinden Sie einen Absender — E-Mail, SMS oder beides — und schalten Sie die „Wir kommen morgen“-Erinnerung ein. Sie geht von da an automatisch am Vorabend jedes Besuchs hinaus, und eine Antwort des Kunden landet bei diesem Auftrag statt auf einem privaten Handy, das nicht immer griffbereit ist. Das ist der Schritt, den die meisten am ersten Tag überspringen und innerhalb von vierzehn Tagen bereuen, weil er der ist, der die „Entschuldigung, können Sie an einem anderen Tag kommen“-Anrufe stoppt.
5. Die Tour erledigen
Markieren Sie jeden Auftrag im Vorbeigehen als erledigt, auf dem Handy, egal ob an diesem bestimmten Tor Empfang besteht oder nicht. Zahlungslinks gehen bei Abschluss hinaus für die Gewerke, die das unterstützen, und das Büro — auch wenn das Büro später am Abend ebenfalls Sie sind — sieht den Fortschritt in Echtzeit, statt den Tag aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Fragen, die gestellt werden
Muss ich meine Tabelle vor dem Import bereinigen?
Nein. Importieren Sie sie so, wie sie ist; die Duplikaterkennung markiert die Zeilen, die einen zweiten Blick verdienen, statt vorher eine perfekte Liste zu verlangen. Die vereinzelte Adresse hinterher zu korrigieren geht schneller, als vierhundert Zeilen vorher aufzuräumen.
Was, wenn sich zwei Kunden eine Adresse teilen, wie in einem Mehrfamilienhaus?
Jeder ist ein eigener Kundendatensatz mit eigenem Preis und eigener Häufigkeit; die Adresse wird geteilt, das Konto nicht, sodass die Tour und die Rechnungsstellung für beide korrekt bleiben.
Kann ich das vom Handy aus machen, oder brauche ich den Bürorechner?
Die ganze Anleitung funktioniert vom Handy aus. Manche bevorzugen für den ersten Import einen größeren Bildschirm, aber nichts daran verlangt einen.
Was passiert mit der Tourreihenfolge, wenn ich später einen neuen Kunden hinzufüge?
Sie setzen den neuen Stopp einmal an die Stelle, die für die Fahrt sinnvoll ist; alles andere behält die Reihenfolge, die Sie bereits festgelegt haben.
Das war's — das Ganze ist ein Nachmittag, und das meiste davon ist der Wasserkocher.
