Y llyfrgell ddogfennau sy'n dod o hyd i dystysgrif mewn eiliadau
Nid yw 'mae'n rhywle fan hyn' yn system ffeilio. Dyma beth sy'n wir yn gwneud papurau crefft yn hawdd eu darganfod — a sut mae TradeYoke yn chwilio y tu mewn i'r ffeil, nid dim ond ei henw, i ddod o hyd i'r dystysgrif sy'n crybwyll rhif cyfresol neu enw cwsmer.
Pam mae 'dwi'n gwybod ei fod yn rhywle fan hyn' yn costio amser i chi
Ateb cyflym: mae'r rhan fwyaf o fusnesau crefft yn dod i ben â phapurau wedi'u gwasgaru ar draws ffolder liniadur, rholyn camera ffôn a mewnflwch e-bost, wedi'u henwi ar ôl dim byd defnyddiol — felly mae dod o hyd i un dystysgrif benodol yn golygu agor ffeil ar ôl ffeil nes i chi ei hadnabod, fel arfer tra bod landlord neu archwiliwr yn aros ar y ffôn.
Tystysgrifau, dyfynbrisiau wedi'u llofnodi, lluniau swyddi, MOT fan, atodlen yswiriant — nid yw'r un o'r rhain yn brin mewn busnes crefft, ac nid oes yr un ohonyn nhw'n ddewisol i'w cadw. Nid mai'r broblem yw nad yw'r papurau'n bodoli; y broblem yw eu bod nhw wedi'u storio yn y ffordd y cawson nhw eu creu — llun fan hyn, lawrlwythiad PDF fan draw, sgan wedi'i e-bostio gan gwsmer — heb enw cyson a heb un lle mae'r cyfan yn byw. Mae'r canlyniad yr un fath i bob crefft rydyn ni wedi siarad â nhw: mae'r ddogfen yn bodoli, ond mae dod o hyd iddi'n costio pump neu ddeg munud nad oes gennych chi tra bod rhywun yn aros am yr ateb.
Beth sy'n wir yn gweithio i bapurau, TradeYoke ai peidio
Ateb cyflym: ffeiliwch bopeth mewn un lle yn erbyn y swydd a'r cwsmer, ei enwi'n gyson, olrhain dyddiadau dod i ben yn rhywle byddwch chi wir yn eu gweld, a — y cam mae'r rhan fwyaf o systemau'n ei fethu — ei wneud yn chwiliadwy yn ôl yr hyn sydd wedi'i ysgrifennu y tu mewn i'r ffeil, nid dim ond ei henw ffeil.
Pum arferiad sy'n gwneud papurau'n hawdd eu darganfod
- Dewiswch un lle, nid triMae tystysgrif ar y liniadur, llun ar y ffôn a sgan mewn e-bost yn dri lle i chwilio ynddyn nhw pan fyddwch chi ei angen unwaith.
- Ffeiliwch yn erbyn y swydd a'r cwsmer ar yr un prydMae cofnod sy'n byw mewn ffolder 'Dogfennau' generig yn unig yn gofnod mae'n rhaid i chi gofio mynd i chwilio amdano.
- Ei enwi fel y gallai dieithryn ddod o hyd iddoNid yw 'cert2.pdf' yn dweud dim wrthych chi chwe mis yn ddiweddarach; mae 'EICR — 14 Heol y Dderwen — 2026-09-25' yn dweud popeth.
- Olrhain y dyddiad dod i ben, nid eich cofMae gan gofnod diogelwch nwy neu EICR ddyddiad adnewyddu cyfreithiol; yr unig le dibynadwy i'w gadw yw ar y ddogfen ei hun.
- Chwilio'r hyn sydd y tu mewn, nid dim ond yr enw ffeilY ffordd gyflymaf o ddod o hyd i dystysgrif yw chwilio am rif cyfresol y boeler neu enw'r cwsmer mae'n ei grybwyll — nid yw'r rhan fwyaf o systemau ffeilio'n gallu gwneud hynny.
Beth mae'r farchnad meddalwedd crefft yn ei gynnig heddiw
Ateb cyflym: mae meddalwedd rheoli swyddi crefft y DU yn gyffredinol yn storio ac yn trefnu papurau cydymffurfiaeth yn dda — ffolderi, atodi i'r swydd, cipio symudol — ond yn stopio cyn chwilio'r hyn sydd wir wedi'i ysgrifennu y tu mewn i ffeil, felly mae dod o hyd i dystysgrif benodol yn dal i olygu agor sawl un cyn i chi adnabod yr un gywir.
Wrth edrych ar yr hyn sydd eisoes ar y farchnad: mae Joblogic yn storio tystysgrifau Gas Safe a dogfennaeth NICEIC yn erbyn y swydd gyda chipio symudol all-lein, ac yn cadw cofnodion cydymffurfiaeth 'yn ddiogel mewn un lle'. Mae Fergus a Powered Now yn cynnig ffeilio tebyg — tystysgrifau, cofnodion arolygu a lluniau wedi'u dal ochr yn ochr â'r swydd. Mae hynny'n wir ddefnyddiol, ac mae Llyfrgell Ddogfennau TradeYoke ei hun yn gwneud yr un ffeilio. Lle mae'r farchnad yn stopio, yn gyson, yw chwilio: nid oes yr un o'r meddalweddau crefft edrychon ni arnyn nhw'n chwilio'r testun y tu mewn i PDF neu dystysgrif wedi'i sganio am enw, rhif cyfresol neu gyfeirnod — gallwch ddod o hyd i'r ffolder, ond nid y ffaith.
Sut mae TradeYoke yn dod o hyd iddo mewn eiliadau: chwilio sy'n darllen y ffeil
Ateb cyflym: mae Llyfrgell Ddogfennau TradeYoke yn mynegeio'r testun y tu mewn i ffeil — PDF, Word, Excel a PowerPoint, testun plaen, HTML, a delweddau drwy OCR — felly mae chwiliad am rif cyfresol boeler neu gyfeirnod cylched yn dod o hyd i'r dystysgrif sy'n ei grybwyll, gyda darn yn dangos pam roedd yn cyfateb.
Mae pob dogfen wedi'i ffeilio yn TradeYoke — tystysgrif a gynhyrchodd yr ap, llun a dynnwyd ar y safle, dyfynbris wedi'i lofnodi gan gwsmer, atodlen yswiriant wedi'i sganio — wedi'i ffeilio yn erbyn y swydd a'r cwsmer ar yr un pryd, gyda dyddiad dod i ben dewisol sy'n glanio ar deilsen dangosfwrdd yr eiliad y mae'n ddyledus neu'n hwyr. Yn ychwanegol at hynny, mae TradeYoke yn darllen yr hyn sydd wir y tu mewn i'r ffeil: PDFs (gan gynnwys rhai wedi'u sganio, drwy OCR), dogfennau Word, Excel a PowerPoint, testun plaen a HTML, a lluniau a sganiau drwy'r un peiriant OCR. Nid yw chwiliad ond yn cyfateb enw ffeil — mae'n cyfateb model y boeler wedi'i argraffu ar gofnod gwasanaeth, neu'r enw ar ddyfynbris wedi'i lofnodi — ac yn dangos y darn o destun a gyfatebodd, felly rydych chi'n gwybod ar unwaith pa ganlyniad yw'r un iawn. Mae ysgubiad ôl-groniad yn ail-fynegeio'n dawel unrhyw beth a gollwyd y tro cyntaf, felly mae'r chwilio'n aros yn gyflawn hyd yn oed ar ôl mewnforiad swmp.
Pa fathau o ffeiliau all ei chwilio y tu mewn iddyn nhw?
PDF (gan gynnwys tystysgrifau wedi'u sganio), Word, Excel a PowerPoint, testun plaen a HTML, a delweddau drwy OCR — mae'r un peiriant hefyd yn gwneud trawsgrifiadau fideo'n chwiliadwy.
Ble mae'r ffeiliau'n cael eu storio?
Yng nghynhwysydd storio eich busnes eich hun, ochr yn ochr â'ch data arall — nid teclyn dogfennau trydydd parti mae'n rhaid i chi ei gadw'n gydweddol.
Alla i dynnu llun o'r ffôn a'i ffeilio ar unwaith?
Gallwch, ar iPhone, Android a Windows — mae llun neu fideo a dynnwyd ar y safle'n ffeilio'n syth yn erbyn y swydd.
Ydy dogfen yn dangos ar gofnod y cwsmer hefyd?
Ydy — mae unrhyw beth wedi'i ffeilio yn erbyn swydd hefyd yn dangos ar y cwsmer hwnnw, felly mae ei ffeil nhw a ffeil y swydd yr un ffeil.
Stopiwch hela am y ffeil gywir
30 diwrnod o Essentials am ddim, dim cerdyn yn ofynnol. Ffeiliwch eich tystysgrifau cyntaf a chwiliwch am un yn ôl yr hyn sydd wedi'i ysgrifennu y tu mewn iddi.
