A biblioteca de documentos que encontra um certificado em segundos

Resposta rápida: a maioria das empresas de serviços técnicos acaba com a documentação espalhada por uma pasta no portátil, o rolo da câmara do telemóvel e a caixa de entrada do email, com nomes que não dizem nada de útil — por isso encontrar um certificado específico significa abrir ficheiro atrás de ficheiro até o reconhecer, normalmente enquanto um senhorio ou um inspetor espera ao telefone.

Certificados, orçamentos assinados, fotografias de trabalhos, a inspeção periódica de uma carrinha, a apólice do seguro — nenhum destes é raro numa empresa de serviços técnicos, e nenhum é opcional de guardar. O problema não é que a documentação não exista; é que fica guardada da forma como foi criada — uma fotografia aqui, um PDF descarregado ali, uma digitalização enviada por email por um cliente — sem um nome consistente e sem um único lugar onde tudo viva. O resultado é o mesmo para todos os ofícios com quem falámos: o documento existe, mas encontrá-lo custa cinco ou dez minutos que não tem, enquanto alguém espera pela resposta.

Resposta rápida: arquive tudo num só lugar junto do trabalho e do cliente, dê-lhe nomes consistentes, controle as datas de validade num sítio onde as vá realmente ver, e — o passo que a maioria dos sistemas falha — torne-o pesquisável pelo que está escrito dentro do ficheiro, não apenas pelo seu nome.

Resposta rápida: o software de gestão de trabalhos do Reino Unido geralmente guarda e organiza bem a documentação de conformidade — pastas, anexação a trabalhos, captura móvel — mas não chega a pesquisar o que está realmente escrito dentro de um ficheiro, por isso encontrar um certificado específico ainda significa abrir vários até reconhecer o certo.

Olhando para o que já existe no mercado: o Joblogic guarda certificados Gas Safe e documentação NICEIC junto do trabalho, com captura móvel offline, e mantém os registos de conformidade "guardados em segurança num só lugar". O Fergus e o Powered Now oferecem um arquivo semelhante — certificados, registos de inspeção e fotografias guardados junto do trabalho. Isso é genuinamente útil, e a própria Biblioteca de Documentos do TradeYoke faz o mesmo arquivo. Onde o mercado para, consistentemente, é na pesquisa: nenhum dos softwares para ofícios que analisámos pesquisa o texto dentro de um PDF ou de um certificado digitalizado à procura de um nome, um número de série ou uma referência — consegue encontrar a pasta, mas não o facto.

Resposta rápida: a Biblioteca de Documentos do TradeYoke indexa o texto dentro de um ficheiro — PDF, Word, Excel e PowerPoint, texto simples, HTML, e imagens através de OCR — para que uma pesquisa por um número de série de uma caldeira ou uma referência de circuito encontre o certificado que o menciona, com um excerto a mostrar porque é que correspondeu.

Cada documento arquivado no TradeYoke — um certificado que a aplicação gerou, uma fotografia tirada no local, um orçamento assinado por um cliente, uma apólice de seguro digitalizada — é arquivado junto do trabalho e do cliente ao mesmo tempo, com uma data de validade opcional que chega a um mosaico do painel no momento em que vence ou está em atraso. Além disso, o TradeYoke lê o que está realmente dentro do ficheiro: PDFs (incluindo os digitalizados, através de OCR), documentos Word, Excel e PowerPoint, texto simples e HTML, e fotografias e digitalizações através do mesmo motor de OCR. Uma pesquisa não corresponde apenas a um nome de ficheiro — corresponde ao modelo da caldeira impresso num registo de manutenção, ou ao nome num orçamento assinado — e mostra o excerto de texto que correspondeu, para que saiba num relance qual é o resultado certo. Uma verificação de pendências reindexa silenciosamente tudo o que ficou por fazer na primeira vez, para que a pesquisa se mantenha completa mesmo depois de uma importação em massa.

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