Die morgendliche E-Mail, die jeder Handwerksbetrieb bekommen sollte: Wer schuldet mir noch

Fragen Sie einen Handwerker, was ihm geschuldet wird, und Sie bekommen eine Schätzung. Fragen Sie dieselbe Person nach einer Woche mit einer morgendlichen E-Mail, die es auflistet, und Sie bekommen eine Zahl, drei Namen und einen Plan. Der „Wer schuldet mir noch“-Bericht ist die günstigste Änderung, die ein Handwerksbetrieb an seinem Cashflow vornehmen kann.

Dieser Beitrag erklärt, was die E-Mail enthält, warum sie morgens ankommt, und wie der Portal-Link darin das meiste Nachfassen für Sie erledigt.

Der Bericht ist eine Liste. Jeder Kunde mit offenem Saldo, die Rechnungen, aus denen er besteht, wie viele Tage jede überfällig ist, und die Summe darunter. Sonst nichts. Er ist absichtlich langweilig, weil eine langweilige Liste, die Sie jeden Tag lesen, ein cleveres Dashboard schlägt, das Sie zweimal im Jahr öffnen.

Hinter der Liste steht dasselbe unveränderliche Hauptbuch, in dem Rechnungen und Zahlungen liegen, sodass die Zahl die echte Zahl ist. Eine Kartenzahlung, die über Nacht über Stripe angekommen ist, ist schon von der Liste. Bargeld, das Sie gestern Abend auf dem Handy erfasst haben, ist von der Liste. Per GoCardless eingezogene Direct Debits (Lastschriften) sind von der Liste, bevor Sie gefrühstückt haben.

Geld abends nachzufassen ist elend. Sie sind müde, der Kunde isst gerade, und die Nachricht, die Sie senden, ist kürzer, als sie sein sollte. Morgens haben Sie fünf Minuten mit einem Kaffee, und die Liste sagt Ihnen, welche zwei Kunden Sie vor dem ersten Auftrag anschreiben sollten.

Es passt auch zum Arbeitstag. Wenn ein Kunde auf der heutigen Tour die letzten drei Besuche schuldet, möchten Sie das wissen, bevor Sie hinkommen, nicht danach. Kombinieren Sie den Bericht mit dem in wie eine Tour eine nasse Woche übersteht beschriebenen Tagesplanungs-Ablauf, und der Morgen wird zu: wer schuldet, wer ist auf der Route, was an der Tür zu sagen ist.

Jede Zeile im Bericht trägt einen Link zum Kundenportal für diesen Kunden. Leiten Sie ihn weiter, oder senden Sie die Zahlungserinnerung aus der App, und der Kunde öffnet eine Seite, die alles zeigt, was er schuldet, mit einem „Jetzt bezahlen“-Button. Er braucht kein Konto und keine App. Er zahlt per Karte oder richtet eine Direct Debit ein, und die Zahlung wird der Reihe nach mit jeder Rechnung abgeglichen.

Das ist der Trick. Der Bericht sagt Ihnen nicht nur, wer schuldet; er gibt Ihnen das, was sie zum Zahlen bringt. Noch am selben Tag bezahlt werden behandelt die Zahlungsmethoden hinter dem Button, und verspätete Zahlungen höflich nachfassen behandelt, was Sie auf jeder Stufe der Leiter sagen.

Die Liste zu lesen ist die halbe Arbeit. Von der Seite offener Posten in der App senden Sie eine Zahlungserinnerung an einen Kunden per E-Mail oder SMS mit dem Portal-Link bereits darin, oder planen sie für 18 Uhr, wenn er zu Hause ist. Antworten kommen zurück in den Gesprächsverlauf des Kunden. Zahlt er über das Portal, sinkt der Saldo, und die morgige E-Mail listet ihn nicht mehr auf.

Für Vertragskunden, die immer einen Monat im Rückstand sind, ist der Bericht auch der Anstoß, sie auf Direct Debit umzustellen. Ein Gespräch, und dieser Name erscheint nie wieder in der E-Mail.

Der erste Morgen ist unangenehm, weil die Zahl größer ist, als Sie dachten. Am dritten Tag haben Sie sechs Erinnerungen versendet, und vier haben bezahlt. Am Ende der Woche ist die Liste kürzer, die zwei verbliebenen Namen sind die zwei, die Sie schon vermutet hatten, und Sie haben aufgehört zu raten.

Über einen Monat zeigt sich der zweite Effekt: Rechnungen gehen schneller hinaus, weil Sie wissen, eine nicht gesendete Rechnung ist Geld, das nicht auf der Liste steht. Der Bericht verbessert die Gewohnheit vorgelagert.

Der Bericht funktioniert bei jedem Gewerk auf der TradeYoke-Plattform gleich, von einer Fensterputz-Tour bis zu einem Gartenpflege-Vertragsbuch. Die Pläne finden Sie auf der Preisseite.

Siehe auch: den vollständigen Leitfaden Bezahlt werden