Contratos de mantenimiento de jardín que duran: listas de tareas, extras y 30 días de preaviso

Un contrato de mantenimiento de jardín que dura tiene tres partes: un precio fijo por visita o por mes, una lista por escrito de lo que cubre ese precio, y un plazo mes a mes que cualquiera de las partes puede terminar con 30 días de preaviso. Cualquier cosa que no esté en la lista es un extra, que se presupuesta y se acuerda antes de hacerlo.

Esa es toda la estructura. El resto de este artículo trata de por qué importa cada parte, cómo escribir la lista de tareas para que no se convierta en una discusión, y cómo llevar el contrato desde la app para que la factura, la visita y los extras nunca se contradigan.

La mayoría de los conflictos con un cliente de mantenimiento vienen de una brecha entre lo que el cliente cree que está pagando y lo que tú crees que te están pagando. Un vago «mantenimiento general, £120 al mes» llena esa brecha con suposiciones por ambos lados. En una temporada, el cliente espera que se corte el seto y se despeje el cobertizo, y tú estás haciendo cuatro horas por el precio de dos.

La función del contrato es cerrar esa brecha por escrito antes de la primera visita. No hace falta un abogado; hace falta una página que el cliente vaya a leer de verdad, con el precio, el patrón de visitas, la lista de tareas, cómo funcionan los extras y cómo puede terminarlo cualquiera de los dos.

Cobra un precio fijo por la lista de tareas en lugar de una tarifa por horas. Cobrar por horas invita al cliente a cronometrarte y te premia por ser lento. El precio fijo te premia por ser eficiente y le da al cliente una cifra con la que puede presupuestar. Calcula el precio fijo a partir de tu objetivo por hora y el tiempo honesto para la lista, y después añade un margen para la visita lluviosa que se alarga.

Por visita o por mes es una decisión sobre el flujo de caja. Por visita es fácil de entender y hace que la factura coincida con el trabajo. Por mes iguala las temporadas: el cliente paga lo mismo en febrero que en junio y tú no andas apurado de ingresos en invierno. Si cobras mensualmente, el patrón de visitas estacional tiene que estar en el contrato, o el cliente se sentirá estafado en enero. Direct Debit encaja bien con la facturación mensual; el mecanismo es el mismo que en Direct Debit para limpiadores de cristales.

Escribe la lista como verbos cuyo resultado el cliente pueda ver. «Cortar y perfilar el césped, desherbar los arriates, quitar flores marchitas, poda ligera de arbustos por debajo de la altura de la cabeza, soplar y despejar los caminos, retirar los residuos verdes.» Después escribe lo que no está incluido, porque esa es la lista que frena el «ya que estás»: cortar setos, trabajo con árboles, colocar césped, plantar, limpieza a presión, despejar arriates de malas hierbas ya establecidas en la primera visita.

En la app la lista de tareas vive en los ajustes de jardinería del cliente, así que cada visita muestra la misma lista en el móvil y la factura describe lo que se hizo. Cuando el cliente pide el seto, el extra se presupuesta desde el mismo registro y la factura muestra ambas líneas. Nadie tiene que acordarse de lo que se acordó.

Los extras son donde una ronda de mantenimiento gana o pierde su margen. La regla es sencilla y es la que exige disciplina: nada fuera de la lista se hace hasta que se presupuesta y se acuerda. Un presupuesto puede ser una línea en el móvil dentro de la app, enviada por SMS, aceptada con un toque. Eso lleva un minuto y convierte un «ya que estás aquí, ¿puedes...?» en trabajo pagado.

También hace que el cliente se sienta con el control, lo que le mantiene en cartera. La gente no se resiente por pagar por un seto que pidió y cuyo precio aceptó. Se resiente por una sorpresa en la factura. El tablero de presupuestos en la página del oficio de jardinería muestra los extras a la espera de una decisión junto a la ronda habitual, y un extra aceptado se convierte en un trabajo en la agenda.

Mes a mes con 30 días de preaviso por cualquiera de las partes suena como que favorece al cliente, y así es, un poco. Pero también te protege a ti. Significa que puedes dejar el jardín que se ha convertido en un problema, o subir el precio con un mes de aviso, sin romper un plazo fijo. Los plazos fijos largos suenan seguros y en la práctica te encierran en trabajo mal pagado.

Los contratos acordados en el domicilio del cliente pueden llevar derechos de cancelación bajo la legislación de consumo, así que pon las condiciones de preaviso por escrito y guarda una copia en el registro del cliente. La guía de gov.uk cubre lo básico; consulta a un asesor si tus condiciones son poco habituales.

Una vez que existe el contrato, la app lo lleva. El patrón de visitas se convierte en una ronda recurrente con un registro por visita. La lista de tareas está en el trabajo. Los extras se presupuestan, se aceptan y se reservan. La factura se genera desde la visita, se envía por correo con las fotos, y se paga por enlace o por Direct Debit. Si un cliente paga tarde, los recordatorios y el informe matutino de deuda se encargan; el tono está tratado en cómo reclamar pagos atrasados con educación. Todo eso está en el plan Essentials en la página de precios, con pagos en línea en Premium.