Contratos de manutenção de jardins que duram: listas de tarefas, extras e aviso prévio de 30 dias

Um contrato de manutenção de jardim que dura tem três partes: um preço fixo por visita ou por mês, uma lista escrita do que esse preço cobre, e um prazo mês a mês que qualquer das partes pode terminar com aviso prévio de 30 dias. Tudo o que não conste da lista é um extra, orçamentado e acordado antes de ser feito.

Esta é toda a estrutura. O resto deste artigo explica porque é que cada parte é importante, como escrever a lista de tarefas para que não se torne motivo de discussão, e como gerir o contrato a partir da aplicação para que a fatura, a visita e os extras nunca estejam em desacordo.

A maioria dos conflitos com um cliente de manutenção resulta de um desfasamento entre aquilo que ele pensa estar a pagar e aquilo que o profissional pensa estar a receber por fazer. Um vago "manutenção geral, £120 por mês" preenche esse desfasamento com suposições de ambos os lados. Ao fim de uma estação, o cliente espera a sebe cortada e o barracão limpo, e o profissional está a fazer quatro horas de trabalho pelo dinheiro de duas.

A função do contrato é fechar esse desfasamento por escrito antes da primeira visita. Não precisa de um advogado; precisa de uma página que o cliente realmente leia, com o preço, o padrão de visitas, a lista de tarefas, o funcionamento dos extras e como qualquer das partes pode terminar o acordo.

Cobre um preço fixo pela lista de tarefas em vez de uma taxa à hora. À hora convida o cliente a cronometrar o trabalho e recompensa a lentidão. O preço fixo recompensa a eficiência e dá ao cliente um valor que consegue orçamentar. Calcule o preço fixo a partir do seu objetivo por hora e do tempo honesto que a lista exige, e depois acrescente uma margem para a visita em dia de chuva que demora mais.

Por visita ou por mês é uma escolha sobre o fluxo de caixa. Por visita é fácil de entender e faz corresponder a fatura ao trabalho feito. Por mês nivela as estações: o cliente paga o mesmo em fevereiro e em junho, e o profissional não anda à procura de receita durante o inverno. Se optar pelo pagamento mensal, o padrão de visitas sazonal tem de constar do contrato, ou o cliente sente-se prejudicado em janeiro. O Direct Debit adapta-se bem à faturação mensal; o funcionamento é o mesmo descrito em Direct Debit para limpadores de vidros.

Escreva a lista com verbos cujo resultado o cliente consiga ver. "Cortar e aparar a relva, mondar os canteiros, remover flores murchas, poda ligeira de arbustos abaixo da altura da cabeça, soprar e limpar os caminhos, remover resíduos verdes." Depois escreva o que não está incluído, porque é essa lista que trava o alargamento indevido do âmbito: corte de sebes, trabalhos em árvores, relvagem, plantação, lavagem à pressão, limpeza de canteiros com ervas daninhas instaladas na primeira visita.

Na aplicação, a lista de tarefas fica guardada nas definições de jardinagem do cliente, pelo que cada visita mostra a mesma lista no telemóvel e a fatura descreve o que foi feito. Quando o cliente pede a sebe, o extra é orçamentado a partir do mesmo registo e a fatura mostra ambas as linhas. Ninguém precisa de se lembrar do que foi acordado.

É nos extras que uma rota de manutenção ganha ou perde margem. A regra é simples, mas exige disciplina: nada fora da lista é feito sem ser primeiro orçamentado e acordado. Um orçamento pode ser uma linha no telemóvel, na aplicação, enviada por SMS, aceite com um toque. Isso demora um minuto e transforma um "pode só" em trabalho pago.

Também faz com que o cliente sinta que tem controlo, o que o mantém na carteira. As pessoas não se importam de pagar por uma sebe que pediram e cujo preço aceitaram. Importam-se é com uma surpresa na fatura. O quadro de orçamentos na página do ofício de jardinagem mostra os extras à espera de decisão a par da rota habitual, e um extra aceite torna-se um trabalho na agenda.

Um acordo mês a mês com aviso prévio de 30 dias para qualquer das partes parece favorecer o cliente, e favorece, um pouco. Mas também protege o profissional. Significa que pode deixar o jardim que se tornou um problema, ou aumentar o preço com um mês de antecedência, sem quebrar um prazo fixo. Prazos fixos longos parecem dar segurança, mas na prática prendem o profissional a trabalho mal pago.

Contratos acordados em casa do cliente podem estar sujeitos a direitos de cancelamento ao abrigo do direito do consumidor, pelo que deve pôr as condições de aviso prévio por escrito e guardar uma cópia no registo do cliente. As orientações do gov.uk (o portal do governo do Reino Unido) cobrem o essencial; consulte um especialista se as suas condições forem pouco habituais.

Assim que o contrato existe, a aplicação gere-o. O padrão de visitas torna-se numa rota recorrente com um registo por visita. A lista de tarefas fica associada ao trabalho. Os extras são orçamentados, aceites e agendados. A fatura é gerada a partir da visita, enviada por email com as fotografias, e paga por link de pagamento ou Direct Debit. Se um cliente pagar com atraso, os lembretes e o relatório matinal de valores em dívida tratam disso; o tom a usar está descrito em como cobrar pagamentos em atraso com delicadeza. Tudo isto está incluído no plano Essentials, na página de preços, com pagamentos online no Premium.