Bibliothèque de documents et recherche dans les fichiers
Chaque certificat, photo et dossier, retrouvable
Gestion documentaire pour artisans : une bibliothèque avec dossiers, suivi des échéances, capture photo et vidéo depuis le téléphone, des fichiers attachés aux interventions et aux clients, et une recherche qui lit le contenu des PDF, des fichiers Office et des images scannées.
Essai gratuit de 30 jours · Sans carte bancaire · Identique sur web, iOS, Android et Windows
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Dans une entreprise artisanale, les documents ne tiennent pas dans un seul dossier : ce sont des certificats qui expirent, des photos de l'intervention, le devis signé du client, le contrôle technique de la camionnette et le tableau d'assurance. La bibliothèque de documents de TradeYoke classe tout cela sur l'élément auquel il se rapporte, suit les dates d'échéance et vous alerte, et indexe le contenu pour que vous puissiez rechercher un numéro de série de chaudière ou une référence de circuit et retrouver le certificat qui le mentionne.
Ce que ça fait
La bibliothèque de documents et la recherche dans les fichiers dans TradeYoke
Dossiers et classement
Les documents se classent sur une intervention, un client, un véhicule ou l'entreprise, dans un dossier, avec une catégorie.
Suivi des échéances
Définissez une échéance et la bibliothèque vous alerte ; la tuile du tableau de bord liste ce qui a expiré ou est sur le point de le faire.
Capture photo et vidéo
Prenez une photo ou une vidéo sur le téléphone et elle se classe sur l'intervention.
Recherche dans les fichiers
Recherche en texte intégral dans les PDF, les fichiers Word et Excel, le texte brut et le HTML, ainsi que l'OCR sur les images scannées.
Les documents du métier se classent tout seuls
Certificats, devis, factures et reçus générés par l'application arrivent automatiquement dans la bibliothèque.
Sur la fiche client aussi
Un document classé sur une intervention s'affiche aussi sur ce client.
La vraie application
Tel qu'il se présente aujourd'hui
Un véritable écran du produit, pas une maquette. Le même écran se retrouve dans l'application mobile.
Classé, jamais perdu
La paperasse se retrouve toute seule
Intervention terminée
Classée automatiquement sur l'intervention
Certificats et documents se classent d'eux-mêmes sur l'intervention et le client dès leur signature.
Chaque certificat, classé et consultable 
Des mois plus tard
Retrouvé en quelques secondes, pas dans des dossiers
La recherche lit à l'intérieur des PDF et des scans, si bien qu'un certificat de plusieurs mois ressort en quelques secondes.
Rien à fouiller à la main
D'autres écrans, tels qu'ils se présentent aujourd'hui
Les détails
Aussi bon à savoir
- Index auto-réparantLes fichiers qui ont échappé à l'indexation sont repris par un balayage de rattrapage.
- Reçus et dépensesLes reçus capturés pour les dépenses vivent dans la même bibliothèque.
- Statut d'envoi des documentsLorsqu'un document est envoyé à un client, la copie dans la bibliothèque est estampillée de la date et du destinataire.
- Les fichiers sont vérifiés, pas simplement acceptésChaque fichier envoyé est vérifié en fonction de ce qu'il est réellement, et non de son nom ou de ce qu'affirme le navigateur, et un fichier ne s'ouvre en aperçu PDF que si son contenu en est réellement un — un fichier déguisé ne peut donc pas s'ouvrir comme autre chose que ce qu'il est.
Questions
Posées sur la bibliothèque de documents et la recherche dans les fichiers
Dans quels types de fichiers peut-il effectuer une recherche ?
PDF, Word, Excel et PowerPoint, texte brut, HTML, et images (scans et photos) via l'OCR.
Où les fichiers sont-ils stockés ?
Dans le conteneur de stockage propre à votre entreprise, aux côtés de vos autres données.
Puis-je prendre une photo depuis l'application mobile ?
Oui, sur iPhone, Android et Windows ; elle se classe directement sur l'intervention.
Est-il sûr d'ouvrir un document envoyé par un client ?
Oui — TradeYoke vérifie ce qu'est réellement un fichier avant de décider comment l'afficher en aperçu, plutôt que de faire confiance à son nom ou à son extension, si bien qu'un fichier déguisé ne peut pas se comporter comme autre chose que ce qu'il est.
Voir aussi : le guide Documents et conformité
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