Biblioteca de documentos y búsqueda dentro de archivos
Cada certificado, foto y dosier, fácil de encontrar
Gestión documental para profesionales de oficios: una biblioteca con carpetas, control de caducidad, captura de fotos y vídeo desde el móvil, archivos adjuntos a trabajos y clientes, y búsqueda que lee dentro de PDF, archivos de Office e imágenes escaneadas.
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El papeleo de un negocio de oficio no es una sola carpeta; son certificados que caducan, fotos del trabajo, el presupuesto firmado por el cliente, la ITV de la furgoneta y la póliza del seguro. La Biblioteca de Documentos de TradeYoke archiva todo esto contra aquello a lo que pertenece, controla las fechas de caducidad y te avisa, e indexa el contenido para que puedas buscar el número de serie de una caldera o la referencia de un circuito y encontrar el certificado que lo menciona.
Qué hace
Biblioteca de documentos y búsqueda dentro de archivos en TradeYoke
Carpetas y archivado
Los documentos se archivan contra un trabajo, un cliente, un vehículo o el negocio, en una carpeta, con una categoría.
Control de caducidad
Define una caducidad y la biblioteca te avisa; la tarjeta del panel enumera lo que ha caducado o está a punto de hacerlo.
Captura de fotos y vídeo
Haz una foto o un vídeo desde el móvil y se archiva contra el trabajo.
Búsqueda dentro de archivos
Búsqueda de texto completo en archivos PDF, Word y Excel, texto plano y HTML, y OCR sobre imágenes escaneadas.
El papeleo del oficio se archiva solo
Los certificados, presupuestos, facturas y recibos generados por la app llegan automáticamente a la biblioteca.
También en el registro del cliente
Un documento archivado contra un trabajo también aparece en ese cliente.
La app real
Tal como se ve hoy
Una pantalla real del producto, no una maqueta. La misma pantalla está en la app del móvil.
Archivado, no perdido
El papeleo se encuentra solo
Trabajo hecho
Archivado contra el trabajo automáticamente
Los certificados y registros se archivan solos contra el trabajo y el cliente en el momento en que se firman.
Cada certificado, archivado y localizable 
Meses después
Encontrado en segundos, no en carpetas
La búsqueda lee dentro de los PDF y los escaneos, así un certificado de hace meses aparece en segundos.
Nada que rebuscar a mano
Más pantallas, tal como se ven hoy
Los detalles
También conviene saber
- Índice autorreparableLos archivos que se quedaron sin indexar los recoge un barrido de pendientes.
- Recibos y gastosLos recibos capturados para los gastos viven en la misma biblioteca.
- Estado de envío en los documentosCuando se envía un documento a un cliente, la copia de la biblioteca queda marcada con cuándo y a quién.
- Los archivos se comprueban, no solo se dan por buenosCada archivo subido se comprueba según lo que realmente es, no según su nombre o lo que diga el navegador, y un archivo solo se abre como vista previa de PDF cuando su contenido realmente lo es, así que un archivo disfrazado no puede abrirse como algo que no es.
Preguntas
Las que se hacen sobre la biblioteca de documentos y la búsqueda dentro de archivos
¿En qué tipos de archivo puede buscar?
PDF, Word, Excel y PowerPoint, texto plano, HTML, e imágenes (escaneos y fotos) mediante OCR.
¿Dónde se guardan los archivos?
En el propio contenedor de almacenamiento de tu negocio, junto al resto de tus datos.
¿Puedo hacer una foto desde la app del móvil?
Sí, en iPhone, Android y Windows; se archiva directamente contra el trabajo.
¿Es seguro abrir un documento que ha enviado un cliente?
Sí: TradeYoke comprueba qué es realmente un archivo antes de decidir cómo mostrarlo en vista previa, en lugar de confiar en su nombre o extensión, así que un archivo disfrazado no puede ejecutarse como algo que no es.
Consulta también: la guía de Papeleo y cumplimiento normativo
Consulta también: por qué un adjunto disfrazado no puede abrirse como algo que no es
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