Biblioteca de documentos e pesquisa dentro dos ficheiros

Cada certificado, fotografia e dossiê, fácil de encontrar

Gestão de documentos para profissionais: uma biblioteca com pastas, controlo de validade, captura de fotografias e vídeo a partir do telemóvel, ficheiros associados a trabalhos e clientes, e pesquisa que lê dentro de PDFs, ficheiros do Office e imagens digitalizadas.

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A biblioteca de documentos do TradeYoke
Disponível em

A documentação numa empresa de serviços técnicos não é uma só pasta; são certificados que expiram, fotografias do trabalho, o orçamento assinado pelo cliente, a inspeção periódica da carrinha e a apólice do seguro. A Biblioteca de Documentos do TradeYoke arquiva tudo isto junto daquilo a que pertence, controla as datas de validade e avisa-o, e indexa o conteúdo para que possa pesquisar um número de série de uma caldeira ou uma referência de circuito e encontrar o certificado que o menciona.

O que faz

Biblioteca de documentos e pesquisa dentro dos ficheiros no TradeYoke

Pastas e arquivo

Os documentos são arquivados junto de um trabalho, um cliente, um veículo ou a empresa, numa pasta, com uma categoria.

Controlo de validade

Defina uma validade e a biblioteca avisa-o; o mosaico do painel lista o que já expirou ou está prestes a expirar.

Captura de fotografias e vídeo

Tire uma fotografia ou vídeo no telemóvel e este é arquivado junto do trabalho.

Pesquisa dentro dos ficheiros

Pesquisa de texto integral em PDFs, ficheiros Word e Excel, texto simples e HTML, e OCR em imagens digitalizadas.

A documentação do ofício arquiva-se sozinha

Os certificados, orçamentos, faturas e recibos gerados pela aplicação chegam à biblioteca automaticamente.

Também no registo do cliente

Um documento arquivado junto de um trabalho também aparece nesse cliente.

Biblioteca de documentos do TradeYoke com pastas, avisos de validade, captura de fotografias e vídeo

O produto real

Como se apresenta hoje

Um ecrã real do produto, não uma maquete. O mesmo ecrã está disponível na aplicação para telemóvel.

Arquivado, não perdido

A papelada encontra-se a si própria

  1. Um profissional de capacete a fazer um sinal de aprovação depois de verificar uma parede com um nível de bolha

    Trabalho concluído

    Arquivado automaticamente junto do trabalho

    Os certificados e registos arquivam-se sozinhos junto do trabalho e do cliente no momento em que são assinados.

    Uma biblioteca de documentos do TradeYoke com certificados de conformidade do ofício
    Cada certificado, arquivado e pesquisável
  2. Um homem a tomar uma chávena de chá enquanto consulta um tablet ao final do dia

    Meses depois

    Encontrado em segundos, não em pastas

    A pesquisa lê dentro de PDFs e digitalizações, por isso um certificado de há meses aparece em segundos.

    Um quadro de orçamentos do TradeYoke com orçamentos reais à espera de clientes
    Nada para procurar à mão

Mais disto, como se apresenta hoje

A biblioteca de documentos do TradeYoke
A pesquisar dentro de documentos: o certificado encontrado pelo seu conteúdo
Inspeções no TradeYoke
The documents tab opened from a window cleaning job on a phone: a risk assessment, a quote, before and after photos and a signed completion sheet, with a This job and Company switch
A window cleaning job open on a phone in TradeYoke, with the blue job documents tab on the right edge of the screen

Os detalhes

Também vale a pena saber

  • Índice autorreparávelOs ficheiros que não foram indexados são apanhados por uma verificação periódica de pendências.
  • Recibos e despesasOs recibos capturados para despesas ficam na mesma biblioteca.
  • Estado de envio nos documentosQuando um documento é enviado a um cliente, a cópia na biblioteca fica marcada com quando e a quem.
  • Os ficheiros são verificados, não apenas confiadosCada carregamento é verificado de acordo com o que realmente é, e não com o seu nome ou o que o navegador diz, e um ficheiro só abre como pré-visualização de PDF quando o seu conteúdo realmente o é — para que um ficheiro disfarçado não possa ser aberto como algo que não é.

Perguntas

Perguntadas sobre a biblioteca de documentos e pesquisa dentro dos ficheiros

Que tipos de ficheiro consegue pesquisar por dentro?

PDF, Word, Excel e PowerPoint, texto simples, HTML, e imagens (digitalizações e fotografias) através de OCR.

Onde são guardados os ficheiros?

No contentor de armazenamento próprio da sua empresa, junto dos seus restantes dados.

Posso tirar uma fotografia a partir da aplicação para telemóvel?

Sim, no iPhone, Android e Windows; é arquivada diretamente junto do trabalho.

É seguro abrir um documento enviado por um cliente?

Sim — o TradeYoke verifica o que um ficheiro realmente é antes de decidir como o pré-visualizar, em vez de confiar no seu nome ou extensão, para que um ficheiro disfarçado não possa ser executado como algo que não é.

Relacionado: Certificados elétricos · Certificados de segurança de gás e caldeiras · Despesas, recibos e quilometragem

Veja também: o guia de Documentação e conformidade

Veja também: porque é que um anexo disfarçado não pode ser aberto como algo que não é

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