Dokumentenablage & Suche in Dateien
Jedes Zertifikat, Foto und jede Mappe, auffindbar
Dokumentenverwaltung für Handwerker: eine Ablage mit Ordnern, Ablaufüberwachung, Foto- und Videoaufnahme vom Handy, Dateien angehängt an Aufträge und Kunden, und eine Suche, die in PDFs, Office-Dateien und gescannten Bildern liest.
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Demnächst
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Unterlagen in einem Handwerksbetrieb sind nicht ein einziger Ordner; es sind Zertifikate, die ablaufen, Fotos vom Auftrag, das unterschriebene Angebot des Kunden, der TÜV des Wagens und der Versicherungsplan. Die Dokumentenablage von TradeYoke legt das alles bei dem ab, wozu es gehört, überwacht Ablaufdaten und warnt Sie, und indiziert die Inhalte, sodass Sie nach einer Heizkessel-Seriennummer oder einer Stromkreis-Referenz suchen und das Zertifikat finden können, das sie erwähnt.
Was es tut
Dokumentenablage & Suche in Dateien in TradeYoke
Ordner und Ablage
Dokumente werden bei einem Auftrag, einem Kunden, einem Fahrzeug oder dem Unternehmen abgelegt, in einem Ordner, mit einer Kategorie.
Ablaufüberwachung
Ein Ablaufdatum festlegen, und die Ablage warnt Sie; die Dashboard-Kachel listet, was abgelaufen ist oder bald abläuft.
Foto- und Videoaufnahme
Ein Foto oder Video auf dem Handy aufnehmen, und es wird beim Auftrag abgelegt.
Suche in Dateien
Volltextsuche über PDFs, Word- und Excel-Dateien, Klartext und HTML, und OCR über gescannte Bilder.
Gewerkeunterlagen legen sich selbst ab
Von der App erstellte Zertifikate, Angebote, Rechnungen und Quittungen landen automatisch in der Ablage.
Auch beim Kundendatensatz
Ein bei einem Auftrag abgelegtes Dokument erscheint auch bei diesem Kunden.
Die echte App
So sieht es heute aus
Ein echter Bildschirm aus dem Produkt, kein Entwurf. Derselbe Bildschirm ist auch in der Handy-App.
Abgelegt, nicht verloren
Die Unterlagen finden sich selbst
Auftrag erledigt
Automatisch beim Auftrag abgelegt
Zertifikate und Nachweise legen sich in dem Moment, in dem sie unterschrieben werden, selbst beim Auftrag und beim Kunden ab.
Jedes Zertifikat, abgelegt und durchsuchbar 
Monate später
In Sekunden gefunden, nicht in Ordnern
Die Suche liest auch in PDFs und Scans, sodass ein Zertifikat von vor Monaten in Sekunden auftaucht.
Nichts, was man von Hand durchsuchen muss
Mehr davon, so wie es heute aussieht
Die Details
Auch wissenswert
- Selbstheilender IndexDateien, die bei der Indizierung übersehen wurden, werden von einem Nachhol-Durchlauf erfasst.
- Belege und SpesenFür Spesen erfasste Belege leben in derselben Ablage.
- Versandstatus bei DokumentenWird ein Dokument an einen Kunden gesendet, wird die Kopie in der Ablage mit Zeitpunkt und Empfänger markiert.
- Dateien werden geprüft, nicht nur vertrautJeder Upload wird gegen das geprüft, was er tatsächlich ist, statt gegen seinen Namen oder die Angabe des Browsers, und eine Datei öffnet sich nur dann als PDF-Vorschau, wenn ihr Inhalt wirklich einer ist — sodass eine getarnte Datei nicht als etwas geöffnet werden kann, das sie nicht ist.
Fragen
Zu Dokumentenablage & Suche in Dateien gestellt
In welchen Dateitypen kann sie suchen?
PDF, Word, Excel und PowerPoint, Klartext, HTML und Bilder (Scans und Fotos) per OCR.
Wo werden die Dateien gespeichert?
Im eigenen Speicherbereich Ihres Unternehmens, zusammen mit Ihren anderen Daten.
Kann ich aus der Handy-App ein Foto aufnehmen?
Ja, auf iPhone, Android und Windows; es wird direkt beim Auftrag abgelegt.
Ist es sicher, ein Dokument zu öffnen, das ein Kunde eingesendet hat?
Ja — TradeYoke prüft, was eine Datei tatsächlich ist, bevor entschieden wird, wie sie in der Vorschau angezeigt wird, statt ihrem Namen oder ihrer Dateiendung zu vertrauen, sodass eine getarnte Datei nicht als etwas ausgeführt werden kann, das sie nicht ist.
Siehe auch: den Leitfaden Unterlagen & Compliance
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