L'e-mail matinal que chaque entreprise artisanale devrait recevoir : qui me doit de l'argent

Demandez à n'importe quel artisan ce qu'on lui doit et vous obtenez une estimation. Demandez à la même personne après une semaine d'e-mail matinal qui le liste, et vous obtenez un chiffre, trois noms et un plan. Le rapport « qui me doit de l'argent » est le changement le moins cher qu'une entreprise artisanale puisse apporter à sa trésorerie.

Cet article explique ce que contient l'e-mail, pourquoi il arrive le matin, et comment le lien du portail qu'il contient fait la majeure partie de la relance à votre place.

Le rapport est une liste. Chaque client avec un solde impayé, les factures qui le composent, depuis combien de jours chacune est en retard, et le total en bas. Rien d'autre. C'est volontairement ennuyeux, car une liste ennuyeuse que vous lisez chaque jour bat un tableau de bord astucieux que vous ouvrez deux fois par an.

Derrière la liste se trouve le même grand livre immuable où vivent les factures et paiements, si bien que le chiffre est le vrai chiffre. Un paiement carte arrivé pendant la nuit via Stripe est déjà retiré de la liste. Des espèces que vous avez enregistrées sur le téléphone hier soir sont retirées de la liste. Les Direct Debit encaissés par GoCardless sont retirés de la liste avant même votre petit-déjeuner.

Relancer de l'argent le soir est pénible. Vous êtes fatigué, le client est en train de manger, et le message que vous envoyez est plus court qu'il ne devrait l'être. Le matin, vous avez cinq minutes avec un café, et la liste vous indique quels deux clients contacter avant la première intervention.

Cela s'accorde aussi avec la journée de travail. Si un client sur la tournée du jour doit les trois dernières visites, vous voulez le savoir avant d'y arriver, pas après. Associez le rapport au flux Planifiez votre journée décrit dans comment une tournée survit à une semaine pluvieuse et le matin devient : qui doit, qui est sur l'itinéraire, quoi dire à la porte.

Chaque ligne du rapport porte un lien vers le portail client pour ce client. Transférez-le, ou envoyez l'avis de créance depuis l'application, et le client ouvre une page qui montre tout ce qu'il doit avec un seul bouton de paiement. Il n'a pas besoin de compte ni d'application. Il paie par carte ou met en place un Direct Debit, et le paiement se règle sur chaque facture tour à tour.

C'est là toute l'astuce. Le rapport ne vous dit pas seulement qui doit ; il vous donne aussi ce qui les fait payer. Le paiement le jour même couvre les moyens de paiement derrière le bouton, et relancer les paiements en retard poliment couvre quoi dire à chaque échelon.

Lire la liste, c'est la moitié du travail. Depuis la page des impayés de l'application, vous envoyez un avis de créance à un client par e-mail ou SMS avec le lien du portail déjà inclus, ou vous le programmez pour 18 h quand il est chez lui. Les réponses reviennent dans le fil du client. S'il paie depuis le portail, le solde baisse et l'e-mail du lendemain matin ne le liste plus.

Pour les clients sous contrat toujours en retard d'un mois, le rapport est aussi l'occasion de les faire passer au Direct Debit. Une seule conversation, et ce nom n'apparaît plus jamais dans l'e-mail.

Le premier matin est inconfortable, car le chiffre est plus élevé que vous ne le pensiez. Au troisième jour, vous avez envoyé six avis et quatre ont payé. À la fin de la semaine, la liste est plus courte, les deux noms qui restent sont les deux que vous soupçonniez déjà, et vous avez arrêté de deviner.

Sur un mois, le second effet apparaît : les factures partent plus vite, car vous savez qu'une facture non envoyée est de l'argent qui n'est pas sur la liste. Le rapport améliore l'habitude en amont.

Le rapport fonctionne de la même façon pour chaque métier sur la plateforme TradeYoke, d'une tournée de nettoyage de vitres à un carnet de contrats de jardinage. Les forfaits se trouvent sur la page des tarifs.

Voir aussi : le guide complet Se faire payer