Gerir dois ofícios numa única conta (e porque é que a agenda não quer saber)

Um número surpreendente de empresas de serviços técnicos são, na verdade, duas empresas. O limpador de vidros que também faz caleiras e lavagem à pressão. O jardineiro que também faz vedações. O instalador solar que também é eletricista. A maioria dos softwares de gestão de trabalhos obriga a escolher um, ou a gerir duas contas e escrever o cliente duas vezes.

A TradeYoke foi construída para que ofícios compatíveis partilhem uma única conta: uma agenda, uma lista de clientes, uma faturação. Este artigo explica o que tem de ser partilhado, o que se mantém separado, e porque é que a agenda genuinamente não quer saber a que ofício pertence um trabalho.

Quatro coisas, e são as quatro coisas que de outra forma duplicaria. O cliente, porque a Sra. Patel é uma única pessoa quer lhe esteja a limpar as janelas quer a cortar a relva. A agenda, porque só há uma terça-feira. O dinheiro, porque ela deve um único saldo e quer um único relatório de quem deve o quê. E a equipa, porque são as mesmas pessoas a fazer as duas coisas.

Tudo o resto pode manter-se específico do ofício. O trabalho de limpeza de vidros sabe sobre caixilhos, telhados de marquise e acesso. O trabalho de jardinagem sabe sobre a lista de tarefas e a estação. Nenhum precisa de saber que o outro existe, e as partes partilhadas também não precisam de conhecer nenhum dos dois em detalhe.

O agendador na TradeYoke conhece apenas uma pequena projeção de qualquer trabalho: quando é, quem o faz, onde é, a que ofício pertence e em que estado está. Isso é suficiente para desenhar um dia, uma semana ou um mês, colorir cada entrada por ofício, arrastá-la para outro dia, e colocá-la na rota. Propositadamente, não sabe nada sobre caixilhos ou relvados.

Cada ofício mantém o seu próprio registo de trabalho detalhado e os seus próprios ecrãs para o criar e editar. Quando abre um trabalho a partir da agenda, aparece o painel próprio do ofício; quando olha para a semana, a agenda desenha ambos os ofícios lado a lado. É isso que "a agenda não quer saber" significa na prática: acrescentar um ofício nunca altera o calendário, pelo que o calendário é o mesmo que aprendeu no primeiro dia. A página da plataforma mostra a agenda e o Planear o meu dia.

O registo de cliente é genérico. Guarda o nome, as moradas, as notas, os documentos, o histórico de comunicações e o saldo. Os trabalhos associados a ele são específicos do ofício. Por isso, um cliente que tem as janelas limpas a cada quatro semanas e o jardim tratado quinzenalmente no verão tem um único registo, duas séries recorrentes, um único saldo e um único sítio onde ambos são visíveis.

Isso importa mais para o dinheiro. O email matinal de "quem me deve" lista-a uma vez, com tudo o que deve, e o portal do cliente mostra-lhe tudo num único sítio para pagar. Os lembretes e recibos partem de uma única identidade de negócio, pelo que ela nunca recebe dois SMS de dois nomes diferentes na mesma tarde. Uma folha de cálculo de clientes importa-se de uma vez, com deteção de duplicados, como descrito em o artigo sobre mudar numa tarde.

Alguns trabalhos não são dois trabalhos para um cliente, mas uma única peça de trabalho com dois ofícios envolvidos. Uma instalação solar com a certificação elétrica. Uma reparação de telhado com as caleiras que o tornam impermeável de novo. É para isso que servem os projetos: um cliente, um local, um estado e os ofícios envolvidos, com as visitas de cada ofício na agenda e os orçamentos e faturas emitidos a partir do projeto.

Os projetos surgiram do trabalho piloto com negócios multi-ofício de instalação, onde quase todos os locais envolvem mais do que um ofício. O piloto de instalador solar é o exemplo mais claro disto em uso diário hoje.

A limpeza de vidros e a jardinagem estão em produção e têm contas partilhadas desde o início. Os eletricistas, canalizadores e gás, e os instaladores solares estão em fase piloto com negócios reais, e os pilotos incluem combinações, porque é assim que esses negócios estão organizados. A página dos ofícios tem uma página para cada um.

Cada ofício tem o seu próprio separador de definições: os seus preços, a sua documentação, as suas predefinições e se o assistente guiado de criação de trabalhos está ativo para ele. Os certificados e documentos de cada ofício são seus. Os membros da equipa podem ser marcados com os ofícios em que trabalham, pelo que a equipa de limpeza de vidros e a de jardinagem são distintas no registo mesmo quando se sobrepõem às sextas-feiras. Os relatórios mostram o negócio inteiro e o valor de cada rota, e os CSV para o contabilista cobrem o negócio como um todo; como dois ofícios aparecem na sua declaração de impostos é uma questão para o seu contabilista.

O jogo de arcade Squeegee Rush, já agora, pertence ao módulo de limpeza de vidros e fica lá. Os jardineiros já pediram o seu.

Os planos são por negócio. O Free é £0, o Essentials é £9,99 por mês, o Premium é £19,99 por mês e o Ultimate é £29,99 por mês, e nenhum deles é multiplicado por ofícios ou por utilizadores. Um negócio de limpeza de vidros e jardinagem paga o mesmo que um negócio só de limpeza de vidros. Os ofícios piloto têm preços acordados com os negócios piloto enquanto os pilotos decorrem. A página de preços tem o detalhe, e a avaliação de 30 dias do Essentials permite gerir todos os ofícios de que precisa.